Lubicie odpisywać na maile? Część z Was z pewnością robi to z niekłamaną przyjemnością, reszta z obowiązku wynikającego z racji wykonywanego zawodu.
Możliwość odpowiedzenia na wiadomość jest oczywiście warunkiem do skutecznego przepływu informacji.
Wielu marketerów preferuje jednak komunikacyjny monolog i odcina się od pytań i opinii swoich odbiorców.
Wbrew pozorom, droga do zablokowania subskrybentom możliwości kontaktu jest banalnie prosta. Wystarczy pominąć adres „Odpowiedz do:” („Reply-To:”), a w polu nadawcy użyć maila „noreply@domena”. Jeśli jesteście zapisani do kilku list mailingowych, z pewnością znacie już tę praktykę.
Istnieją jednak sposoby aby nawiązać z subskrybentami efektywny dialog, a jednocześnie nie zostać zasypanym przez tysiące autoodpowiedzi i powiadomień „out of office”.
Po co tyle zachodu?
Powodów, dla których subskrybenci mieliby odpisywać na wysyłane przez Was newslettery jest wiele. Najważniejsze z nich to:
- zmiana adresu email. Jeśli nie udostępniacie w mailingach linka prowadzącego do strony, na której subskrybent może zaktualizować swój adres, odpowiedź na przesłany przez Was biuletyn jest jedynym sposobem aby taką właśnie zmianę wprowadzić;
- rezygnacja z otrzymywania dalszej korespondencji. Część odbiorców może nie zauważyć linków do wypisu i najzwyczajniej w świecie zażąda usunięcia ich adresu email z bazy kontaktując się z Wami. Uniemożliwiając im ten sposób komunikacji skazujecie się na oznaczenie wiadomości jako spam i świadomą utratę reputacji;
- szczegółowe zapytania ofertowe. Pytania o więcej informacji dotyczących nowej książki, dostępność spodni z ostatniej kolekcji czy rezerwacja restauracji, którą prowadzicie… Odbiorcy mogą mieć całe mnóstwo wątpliwości czy potrzebę poznania szczegółów oferty, a nie zaspokajając ich ciekawości przekreślacie szansę na dodatkowe konwersje;
- potwierdzenie wysłania wiadomości. Niektóre filtry antyspamowe tj. SpamArrest wymagają od nadawcy dodatkowego kroku w celu dostarczenia wiadomości – kliknięcia w link w mailu potwierdzającym próbę doręczenia. Żaden z Waszych subskrybentów używający takich rozwiązań nie otrzyma korespondencji, dopóki nie odnajdziecie maila weryfikacyjnego i nie potwierdzicie wysyłki.
W świetle powyższych punktów, każdy wysłany przez Was newsletter musi posiadać aktywny i monitorowany adres email, pod którym subskrybenci uzyskają dalszą pomoc.
Podstawowe pola wiadomości email
Nawet najprostsze narzędzie do email marketingu powinno dawać Wam możliwość sprecyzowania następujących pól przed wysyłką:
- nadawcy (tzw. pole „From:”)
- odbiorcy (profesjonalna platforma zastępuje ten krok możliwością wyboru danej listy mailingowej)
- ”Odpowiedz do:”, czyli popularne „Reply-To:”
Niejednokrotnie pisaliśmy o istocie precyzowania skutecznego i rozpoznawalnego pola nadawcy, które ma kluczowy wpływ na wskaźnik otwarć. Dla przypomnienia – chodzi tu o unikanie niejasnych pojęć jak np. „newsletter” czy „informacja”:
Nie można jednak zapominać o używaniu w polu nadawcy aktywnego adresu email, który jest również regularnie sprawdzany przez marketera.
Często spotykane maile „noreply@domena” bądź „adres@donotreply.com” zniechęcają do jakiejkolwiek komunikacji bądź technicznie ją uniemożliwiają.
Wyjątkiem od reguły mogą być maile transakcyjne, które pełnią funkcje powiadomień i zazwyczaj odbiorca takiego komunikatu nie ma potrzeby kontaktowania się z nadawcą.
Pole nadawcy = pole „Odpowiedz do:”?
Technicznie rzecz biorąc, pole „Odpowiedz do:” jest alternatywą dla tych, którzy nie chcą otrzymywać odpowiedzi od subskrybentów na adres podany w polu nadawcy.
Po kliknięciu w przycisk „Odpowiedz” w kliencie pocztowym, adres z pola „Reply-To:” otrzymuje priorytet nad adresem nadawcy i zawsze będzie domyślnie używany do dalszej komunikacji.
W praktyce oznacza to, że używając tego pola marketer może swobodnie wysłać swój newsletter posługując się adresem np. „marketing@mojafirma.com” natomiast w polu „Odpowiedz do:” umieścić wartość „feedback@mojafirma.com”
Pozwala to na skuteczne wykorzystywanie pierwszego adresu do generowania wyższych wskaźników otwarć, przy jednoczesnym umożliwieniu subskrybentom kontaktu na dowolnie wybrany adres:
Ryzyko?
Należy liczyć się z tym, że przekierowując odpowiedzi naszych subskrybentów na konkretny adres, może on zostać zalany falą autoodpowiedzi i automatycznych powiadomień o tym, że dany odbiorca jest obecnie na urlopie, konferencji, bądź zastępuje go inna osoba.
Tego rodzaju informacje są marketerowi zupełnie zbędne. Jak się przed nimi chronić i z całej masy bezużytecznej korespondencji wyłuskać tę wartościową wiadomość z zapytaniem o np. możliwość hurtowego zakupu przedmiotów z naszej oferty?
- ustaw filtr, który przeniesie wszystkie przychodzące maile z tematem zaczynającym się od „Re:” do konkretnego folderu. Te wiadomości są dla Ciebie szczególnie ważne, gdyż zazwyczaj nie są to automatycznie generowane powiadomienia;
- dokonaj manualnej weryfikacji pozostałej poczty bądź zleć to swojemu pracownikowi. W zależności od wolumenu wysyłki, czas poświęcony na ten proces nie powinien przekroczyć 1 godziny.
Sprawdź sam(a) czy warto!
Jeśli używacie w swoich mailingach adresu „noreply@” i przy tym pomijacie pole „Reply-To:”, świadomie budujecie komunikacyjny mur pomiędzy nadawcą a grupą odbiorców.
Jedynym sposobem aby przekonać się jak wiele cennych wiadomości od subskrybentów trafia w próżnię jest ustawienie w Waszej platformie email marketingowej adresu „Odpowiedz do:” bądź monitorowanie aktywnego i działającego maila nadawcy.
Jeśli uważacie, że opisany przeze mnie problem jest błahy i wiadomości, które wysyłają subskrybenci na adresy „noreply” są banalne, polecam lekturę historii właściciela domeny donotreply.com Opisane w niej przykłady najlepiej świadczą o tym jak wiele istotnych informacji nie trafia do marketerów realizujących kampanie emailowe.
Czy ktoś z Was już skutecznie posługuje się polem „Reply-To:” i odniósł z tego tytułu mierzalne korzyści? A może z powodzeniem używacie adresu „noreply” / „donotreply” i macie odmienne zdanie w tym temacie?
Czekam na Wasze komentarze i email marketingowe doświadczenia!
P.S. Z oczywistych względów pominąłem w poście popularną kwestię dodawania do mailingów adnotacji: „Ta wiadomość została wygenerowana automatycznie. Nie odpowiadaj na nią, ponieważ Twój mail nie trafi do naszego systemu”. Jeśli chcecie w jakimkolwiek stopniu zaangażować Waszą listę mailingową w prowadzoną komunikację, tego rodzaju stwierdzenia są niczym innym jak strzałem w stopę.
