Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych

– zasady zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów –

§ 1.

1. Niniejszy Regulamin określa zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych rozumianych jako przekazywanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego zgodnie z art. 5 pkt 4 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii [dalej: „dyrektywa ws. ochrony sygnalistów”].

2. Sformułowania użyte w niniejszym mają następujące znaczenie:

  • Regulamin – niniejszy „Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych” GetResponse S.A.;
  • Spółka lub Pracodawca – GetResponse S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-387) przy ul. Arkońskiej 6/A3, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000942075, posiadająca NIP: 9581468984, o kapitale zakładowym: 5.559.840,00 zł opłaconym w całości;
  • Pracownik – osoba pozostająca z Pracodawcą w stosunku pracy;
  • Naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem, objęte katalogiem wskazanym w § 4 Regulaminu;
  • Zgłoszenie – przekazanie informacji na temat Naruszeń dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;
  • Sygnalista – osoba fizyczna, wskazana w ust. 4 poniżej, która dokonuje zgłoszenia o Naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą (rozumianym zgodnie z §4 ust. 2 Regulaminu);
  • Działania następcze działania podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz – w stosownych przypadkach – w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez: dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie zawiadomienia do odpowiednich organów, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
  • Zespół ds. zgodności – należy przez to rozumieć powołany uchwałą Zarządu Spółki zespół upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań następczych;
  • Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie zaistniałe w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem, które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście;
  • RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

3. Spółka zapoznaje z treścią Regulaminu każdego przyjmowanego do pracy Pracownika.

4. Zasady przewidziane w Regulaminie obejmują wszystkich Pracowników bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, a także rodzaj umowy o pracę oraz:

  • osoby fizyczne, która zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
  • pracowników, także gdy stosunek pracy z Pracodawcą już ustał;
  • osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub w trakcie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy cywilnoprawnej;
  • osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  • przedsiębiorców, w tym osób świadczących na rzecz Spółki usługi w ramach umów o współpracę (tzw. b2b);
  • akcjonariuszy lub wspólników;
  • członków organu osoby prawnej;
  • osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  • stażystów;
  • wolontariuszy.

§ 2.

1. Spółka ustanawia następujące wewnętrzne kanały przyjmowania Zgłoszeń:

  • dedykowana skrzynka e-mail: whistleblowing@getresponse.com;
  • za pośrednictwem formularza on-line dostępnego TUTAJ;
  • ustnie poprzez osobiste spotkanie w siedzibie Spółki pod adresem ujawnionym w aktualnym rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub spotkanie zorganizowane przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę MS Teams lub inne narzędzie, wybrane przez GetResponse;
  • pisemnie.

2. Informacje o dostępnych kanałach przyjmowania Zgłoszeń znajdują się na stronie internetowej Spółki.

3. Spółka nie przewiduje możliwości anonimowego dokonywania Zgłoszeń.

4. Sygnalista w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że nie wskazał danych kontaktowych, na który należy przekazać potwierdzenie lub nie wynika to z funkcjonalności kanału, za pośrednictwem którego nastąpiło zgłoszenie.

5. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do wyznaczonych organów państwowych. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich, a w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Korzystanie z zewnętrznego kanału może nastąpić po uprzednim dokonaniu Zgłoszenia wewnętrznego lub od razu za pośrednictwem kanału zewnętrznego.

§ 3.

1. Sygnalista ma możliwość dokonania Zgłoszenia za pomocą formularza on-line dostępnego TUTAJ.

2. Sygnalista ma możliwość dokonania Zgłoszenia ustnie w toku osobistego spotkania z członkiem Zespołu ds. Zgodności – panią Aleksandra Bugajską lub w toku spotkania  zorganizowanego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej poprzez platformę MS Teams lub inne narzędzie, wybrane przez GetResponse. Zgłoszenia ustnego Sygnalista może dokonać po uprzednim umówieniu się za pomocą kanałów określonych w § 2. Spotkanie powinno zostać umówione w rozsądnym terminie od momentu zgłoszenia takiego zapotrzebowania, nieprzekraczającym jednego miesiąca.

3. Sygnalista ma możliwość dokonania Zgłoszenia w formie pisemnej poprzez wysyłkę pisma za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki ujawniony w aktualnym rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie, o którym w zdaniu poprzedzającym musi zawierać adres do korespondencji z Sygnalistą. Spółka w terminie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, przesyła za pośrednictwem poczty tradycyjnej potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia. Jeżeli Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1, nie zawiera danych adresowych Sygnalisty, a obejmuje inne dane umożliwiające bezpośredni kontakt z Sygnalistą, wówczas potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia jest kierowane za pośrednictwem tych kanałów.

4. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

§ 4.

1. Naruszeniem prawa, które może zostać objęte Zgłoszeniem jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

  • zamówień publicznych;
  • usług, produktów i rynków finansowych;
  • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  • bezpieczeństwa transportu;
  • ochrony środowiska;
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  • bezpieczeństwa żywności i pasz;
  • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  • zdrowia publicznego;
  • ochrony konsumentów;
  • ochrony prywatności i danych osobowych;
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  • interesów finansowych Unii Europejskiej;
  • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

2. Zgłoszenie musi mieć kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o Naruszeniu.

3. W celu umożliwienia Spółce rzetelnego zbadania sprawy Zgłoszenie powinno obejmować następujące informacje: zwięzły opis sprawy (stan faktyczny); w miarę możliwości wskazanie naruszonych przepisów, regulacji; wskazanie osoby, jednostki lub komórki organizacyjnej, której dotyczy Naruszenie; źródło wiedzy Sygnalisty o Naruszeniu. Jeżeli Sygnalista nie posiada kompletnych informacji, Zgłoszenie powinno obejmować taki zakres informacji jako Sygnalista posiada.

§ 5.

1. W przypadku przetwarzania danych osobowych Sygnalisty lub innych osób w związku z dokonanym Zgłoszeniem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

2. Pracodawca jako administrator danych, może przetwarzać dane osobowe Sygnalisty oraz osób, których dotyczy Zgłoszenie, a także świadków zdarzeń, w związku ze Zgłoszeniem, w celu jego weryfikacji, w tym podejmowania działań następczych, na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.

3. Dane osobowe Sygnalisty oraz innych osób związanych ze Zgłoszeniem będą dostępne wyłącznie dla ograniczonego grona osób u Pracodawcy, upoważnionych do przyjmowania Zgłoszeń oraz podejmowania w związku z nimi Działań następczych, w tym wyjaśniających.

4. Dane osobowe Sygnalisty mogą zostać udostępnione podmiotom zewnętrznym wyłącznie w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań wyjaśniających lub sądowych, na podstawie upoważniającego taki organ, obowiązującego przepisu prawa, z zastrzeżeniem, że przed udostępnieniem danych Sygnalista zostanie poinformowany o takim zamiarze.

5. W szczególności Pracodawca jako administrator danych, zapewnia realizację przysługujących osobom, których dane są przetwarzane w związku z dokonanym Zgłoszeniem praw, w tym:

  • prawa do poinformowania o zasadach przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym odpowiednio w art. 13,14 i 15 RODO, przy czym informacje udzielane na podstawie art. 14 i 15 w zakresie dotyczącym źródła pozyskania danych osobowych nie mogą ujawniać tożsamości Sygnalisty;
  • prawa dostępu do danych na zasadach określonych w art. 15 RODO;
  • prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych na zasadach określonych w art. 16 i 19 RODO;
  • prawa do usunięcia danych osobowych na zasadach określonych w art. 17 i 19 RODO;
  • prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 18 RODO,
  • prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 21 RODO.

6. Dane osobowe są pozyskiwane w zakresie adekwatnym do celu, w jakim są przetwarzane. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki, w szczególności w dokumentacji dotyczącej Zgłoszenia.

7.  Spółka podejmuje i utrzymuje środki techniczne, technologiczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed niezgodnym z prawem zniszczeniem danych, nieuprawnionym udostępnieniem, ujawnieniem lub zmodyfikowaniem, w tym w szczególności:

  • osoby posiadające dostęp do danych osobowych zostały poinformowane o zasadach ich przetwarzania oraz są świadome konsekwencji wynikających z niezgodnego z prawem ich przetwarzania;
  • w Spółce funkcjonują odpowiednie regulacje wewnętrzne opisujące zasady przetwarzania danych osobowych, w tym w zakresie dostępu do danych oraz zarządzania naruszeniami ochrony danych osobowych;
  • wszelka dokumentacja dotycząca Zgłoszeń jest przechowywana i udostępniania w sposób zapewniający kontrolę dostępu do ograniczonego wyłącznie dla osób upoważnionych, wymienionych w ust. 3;

8. Wszystkie osoby upoważnione do przyjęcia Zgłoszenia lub podejmowania Działań następczych, w związku z otrzymanym Zgłoszeniem zawierającym informacje umożliwiające ustalenie tożsamości zgłaszającego lub osoby, której zarzuca się Naruszenie, są bezwzględnie zobowiązane do zachowania poufności tych informacji.

9. Dane osobowe przetwarzane w związku ze Zgłoszeniem są usuwane z dokumentacji dotyczącej Zgłoszenia po upływie 5 lat od daty wpływu Zgłoszenia.

§ 6.

1. Pracodawca prowadzi rejestr wszystkich przyjętych Zgłoszeń [zwany dalej „Rejestrem Zgłoszeń”] zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu. Zgłoszenia przechowuje się przez okres wskazany w § 5 ust. 9 Regulaminu.

2. Zgłoszenia dokonane za pomocą formularza, adresu e-mail  whistleblowing@getresponse.com lub  w formie pisemnej są utrwalane na nośnikach przewidzianych dla tych kanałów.

3. Zgłoszenia dokonane w formie ustnej nie są nagrywane, dlatego zostają udokumentowane w postaci protokołu rozmowy sporządzonego przez osobę przyjmującą Zgłoszenie. Spółka zapewnia Sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy określonego w zdaniu poprzedzającym, poprzez jego podpisanie.

4. Zgłoszenie dokonane w toku bezpośredniego spotkania zostaje udokumentowane: w postaci  protokołu odzwierciedlającego przebieg spotkania i treść Zgłoszenia sporządzonego przez osobę przyjmującą Zgłoszenie. Spółka zapewnia Sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy określonego w zdaniu poprzedzającym poprzez jego podpisanie.

5. Osoba przyjmująca Zgłoszenie może zwracać się do Sygnalisty o udzielnie dalszych informacji oraz przekazywać Sygnaliście informacje zwrotne.

§ 7.

1. Spół zapewnia i podejmuje niezbędne środki określone w ust. 2 poniżej, w celu eliminowania wszelkich form odwetowych mogących wystąpić wobec Sygnalistów, w tym gróźb działań odwetowych i prób podejmowania działań odwetowych, w szczególności mających formę: zawieszenia; przymusowego urlopu bezpłatnego; zwolnienia lub równoważnych środków; degradacji lub wstrzymania awansu; przekazania obowiązków; zmiany miejsca pracy; obniżenia wynagrodzenia; zmiany godziny pracy; wstrzymania szkoleń; negatywnej oceny wyników lub negatywnej opinii o pracy, nałożenia lub zastosowania jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary (w tym finansowej); przymusu, zastraszania, mobbingu lub wykluczenia; dyskryminacji; niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania; nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie; nieprzedłużenia lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony; szkody, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu; umieszczenia na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży; wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług, odebrania licencji lub zezwolenia, skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

2. Do środków mających zapewnić eliminowanie ryzyka wszelkich form działań odwetowych, należą:

  • wyznaczenie bezstronnej osoby do podejmowania Działań następczych w związku ze Zgłoszeniami, uprawnionej do przyjmowania Zgłoszeń, komunikowania się z Sygnalistą i żądania od tej osoby dalszych informacji, a także przekazywania jej informacji zwrotnych.
  • zapewnienie prowadzenia postępowań wyjaśniających, gwarantujących wszelkie prawa Sygnalisty, świadków i osób których dotyczy Zgłoszenie (m.in. prawo składania zeznań, prawo nieskładania zeznań na swoją niekorzyść, domniemanie niewinności).

3. Ochrona Sygnalisty nie obejmuje Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem ujawnionej w ramach Zgłoszenia nieprawidłowości.  Decydując się na ewentualne rozwiązanie stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z Sygnalistą, który jest jednocześnie sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem ujawnionej nieprawidłowości w ramach Zgłoszenia, winien każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez Sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności nieprawidłowości ujawnionych w Zgłoszeniu.

4. Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonany wyłącznie w dobrej wierze. Świadome składanie fałszywych Zgłoszeń w żaden sposób nie uprawnia Sygnalisty do korzystania z ochrony przewidzianej w niniejszym Regulaminie.

5. W przypadku ustalenia przez Spółkę, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, osoba, która dokonała Zgłoszenia będąca Pracownikiem, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

6. W przypadku Sygnalisty świadczącego na rzecz Spółki usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem tejże umowy z przyczyn nieleżących po stronie Spółki.

7. Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 4 i 5 powyżej, osoba dokonująca fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięta do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Spółki w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

§ 8.

1. Niniejszy Regulamin został ustanowiony na czas nieokreślony.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.

3. Regulamin może być zmieniany lub uzupełniany w trybie właściwym dla jego przyjęcia lub w inny sposób ustalony przez Spółkę.

4. Regulamin zostaje udostępniony Pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty w Spółce.

Data publikacji: 17 grudnia 2021 r.