Funkcyjne adresy emailowe – czy wiesz dlaczego Ci szkodzą?
autor: Michał Leszczyński ostatnia aktualizacja 0

Funkcyjne adresy emailowe – czy wiesz dlaczego Ci szkodzą?

Jednym z głównych celów email marketingu jest tworzenie i budowanie silnych relacji.

 

Relacji, poomiędzy tymi, którzy promują swoje usługi poprzez wiadomości email oraz ich odbiorcami. Niezależnie od rynku w jakim działamy – czy komunikujemy się z klientami wewnętrznymi czy też zewnętrznymi – zawsze chcemy, aby wysyłane wiadomości email były skuteczne i osiągały wyznaczone im cele.

Myśląc o skuteczności email marketingu często skupiamy się przede wszystkim na wyglądzie newsletterów – „Czy są one przyjemne dla oka?”, „Czy przekazują nasze intencje w sposób czytelny?”, „Czy wezwanie do działania jest zrozumiałe i efektywne?” – oraz na ich treści – „Czy język w jakim się komunikujemy jest zgodny z „głosem” naszej marki?” „Czy zachęca on do wykonania pożądanej akcji?”.

Analizując i optymalizując wygląd naszych wiadomości email zapominamy często o istotnym dla efektywności działań email marketingowych elemencie jakim jest jakość bazy mailingowej.

 

Lista mailingowa

Proces budowania bazy mailingowej trwa często wiele lat. Podczas tego procesu zmienia się nasz biznes, wraz z nim nasza oferta i przede wszystkim nasi subskrybenci. Kontaktując się z indywidualnymi subskrybentami, przede wszystkim w sytuacjach B2C, możemy założyć, iż ich zachowanie będzie raczej spójne i stosunkowo niezmienne w krótkim okresie czasu. Analizując ich interakcje z naszymi emailami, możemy starać się dostosować przesyłane treści do ich indywidualnych potrzeb mając na celu umocnienie łączącej nas więzi oraz konwersję. W sytuacjach B2B komunikacja ta często bywa jednak bardziej skomplikowana.

 

Adresy funkcyjne – czym są i jak działają?

Na przestrzeni lat funkcjonowania naszej organizacji komunikujemy się z osobami reprezentującymi różne firmy. Zdarza się, iż osoby te, do kontaktu używają tak zwanych funkcyjnych adresów email.

Adresy funkcyjne, jak nazwa wskazuje, są to adresy, które określają funkcję, aniżeli jedną konkretną osobę w organizacji. Do najczęściej spotykanych adresów funkcyjnych zalicza się te zaczynające się od:

  • info@
  • biuro@
  • sprzedaz@
  • ksiegowosc@
  • marketing@
  • admin@
  • webmaster@

W przypadku małych firm dostęp do aliasów takich jak ksiegowosc@twojadomena.pl czy też sprzedaz@twojadomena.pl może równie dobrze posiadać tylko jedna osoba. Wraz ze zwiększeniem rozmiaru firmy przy wysyłce email na adres funkcyjny może się jednak okazać, że komunikujemy się z całym zespołem jednocześnie.

 

Wysyłanie ofert na adresy funkcyjne

Problem jaki powstaje przy wysyłce wiadomości marketingowych na adresy funkcyjne ma tak naprawdę dwa oblicza.

Przy wielu odbiorcach zapisanych pod jeden alias trudniej jest analizować zachowanie subskrybentów oraz optymalizować treści, aby spełniały one ich oczekiwania i wymagania.

Bardziej istotną kwestią jest ryzyko jakie ponosimy w tej sytuacji, tj. oznaczenia naszych emaili jako spam. W przypadku adresów funkcyjnych, może okazać się, że osoba która się z nami kontaktowała czy też zapisała się na naszą listę mailingową już nawet nie jest zatrudniona przez ową firmę.

Obecni odbiorcy przesyłanej przez nas wiadomości nie tylko mogą nie być zainteresowani naszą komunikacją, a wręcz przeciwnie, mogą być poirytowani faktem, iż otrzymują niechciane emaile.

 

Skutki

Przesyłając swoje oferty na adresy funkcyjne firm należy zrozumieć jakie ryzyko ponosimy i jakie skutki mogą mieć nasze działania. Zwiększony wskaźnik oznaczeń naszych wiadomości jako spam może spowodować nieprzychylność dostawców skrzynek.

Z reguły oznacza to: filtrowanie emaili do folderów ze spamem lub też permanentną blokadę przesyłanych przez nas wiadomości. Obniżona dostarczalność wiadomości oznacza najczęściej zmniejszoną konwersję, sprzedaż oraz zwrot na inwestycji w działania email marketingowe.

 

Kwestia prawna

W Polsce, z dniem 21 stycznia 2013 r. na mocy nowelizacji ustawy Prawo Telekomunikacyjne, która wprowadziła zmiany w art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, wysyłanie ofert na adresy firm nie jest już nielegalne.

W praktyce oznacza to, że dopuszczalne stało się wysyłanie zapytań ofertowych na adresy email zamieszczone na stronie internetowej przedsiębiorstwa.

 

Co powinieneś zrobić?

Mimo, iż na terenie Polski zgodnie z prawem można kierować swoje oferty na adresy funkcyjne, jeśli działamy na rynku międzynarodowym sytuacja może się znacznie różnić.

Obecnie wielu dostawców profesjonalnych platform do email marketingu ma swoje własne regulacje odnośnie możliwości importowania adresów funkcyjnych.

Najczęściej blokowana jest część adresów, które zdecydowanie nie powinny się znaleźć w bazach adresowych (np. postmaster@, abuse@, support@, itp.) i wymagane jest osobne potwierdzenie, że dane adresy mają zostać dodane do listy mailingowej.

Kiedy w przypadku małych firm adresy funkcyjne faktycznie mogą być używane do zapisów do subskrypcji i kontaktu z potencjalnymi partnerami, w większych firmach gdzie całe zespoły mają dostęp do wspomnianych aliasów, z reguły nie ma to miejsca.

Zalecamy zatem rozwagę w działaniach email marketingowych, potwierdzanie chęci zapisu do subskrypcji wszystkich subskrybentów oraz częstą higienę bazy mailingowej.

Zostań autorem na Blogu GetResponse!

Dowiedz się, jak to zrobić