Zaproszenie na webinar – 6 porad jak stworzyć skuteczny email
autor: Wpis Goscinny ostatnia aktualizacja 0

Zaproszenie na webinar – 6 porad jak stworzyć skuteczny email

Jako osoba odpowiedzialna za marketing chcesz pomóc działowi sprzedaży osiągnąć wyznaczony miesięczny cel sprzedażowy. Do głowy od razu przychodzi Ci świetna strategia…

Zorganizujesz webinar, na który zaprosisz wszystkie osoby potencjalnie zainteresowane ofertą firmy lub jej usługami. Po zakończeniu webinaru osoby z działu sprzedaży będą kontaktować się z uczestnikami i przygotują dla nich indywidualną ofertę.

Pierwszym krokiem i kluczem do sukcesu tej strategii jest stworzenie świetnego i skutecznego emaila z zaproszeniem na webinar. Emaila, który zaintryguje odbiorcę i sprawi, że od razu będzie chciał się zapisać na Twoje wydarzenie.

Na początek upewnij się czy masz opanowane podstawy i wiesz już wszystko o webinarach. Przeczytaj poradnik: Jak działają webinary? Przewodnik po webinarach w marketingu dla początkujących.

W tym artykule opiszemy wszystkie elementy skutecznego zaproszenia na webinar. Po zdobyciu tej wiedzy, stworzenie świetnej wiadomości nie zajmie Ci wiele czasu i będzie znacznie łatwiejsze.

Od Autora:
Czy wiesz, że dzięki platformie GetResponse możesz przygotować i poprowadzić webinar oraz dotrzeć z ofertą do jego uczestników? Mamy wszystkie potrzebne narzędzia, które pomogą Ci zorganizować skuteczną kampanię webinarową.

Po zapoznaniu się z wszystkimi wytycznymi i wskazówkami będziesz organizować webinary na wysokim poziomie. Jeżeli rozpoczynasz swoją przygodę z webinarami, to mamy dla Ciebie przydatny artykuł: Jak stworzyć swój pierwszy webinar?

Jeżeli już prowadzisz webinary, mamy dla Ciebie kilka porad, które mogą okazać się pomocne. Przeczytaj artykuł: Spotkanie zdalne – porady i wskazówki dla organizatorów.

6 części składowych skutecznego zaproszenia na webinar

Dobra kampania email marketingowa może mieć wiele twarzy. Jeśli jednak chodzi o email z zaproszeniem na webinar, to zwykle nie możemy zapomnieć o 6 ważnych elementach, które razem tworzą dobrą i skuteczną wiadomość:

  • Tytuł wiadomości
  • Grafika w nagłówku
  • Tekst w nagłówku
  • Wartość dla uczestnika
  • Szczegóły wydarzenia
  • Wezwanie do działania

Poniżej znajdziesz obszerne informacje na temat każdego ze składników.

1. Tytuł wiadomości

Przy doborze tytułu obowiązują standardowe zasady: upewnij się, że tytuł wiadomości nie jest zbyt długi (dzięki temu nie będzie ucięty w skrzynce odbiorcy). Wykorzystaj personalizację (spersonalizowane wiadomości mają o 18% wyższy wskaźnik otwarcia) i jeśli to możliwe, zaintryguj odbiorcę.

Aby nie było wątpliwości, że Twoja wiadomość promuje webinar, w tytule maila możesz dodać zwrot “[webinar]” – na przykład: [Webinar] Dowiedz się, jak w 24 godziny zyskać 5x więcej leadów.

Jeśli w webinarze uczestniczy ekspert lub influencer, dodanie nazwiska w tytule wiadomości może pozytywnie wpłynąć na wskaźnik otwarcia: [Webinar] Guru sprzedaży XYZ nauczy Cię, jak w 24 godziny zyskać 5x więcej leadów.

Postawienie pytania zamiast zwykłego stwierdzenia w tytule wiadomości może sprawić, że wyda się ona odbiorcom bardziej intrygująca. Przykładowo: [Webinar] Jak w 24 godziny zyskać 5x więcej leadów? XYZ dzieli się swoją sprawdzoną strategią.

Ostatnia, jednak równie ważna wskazówka: wzbudzenie poczucia, że wiadomość jest pilna, a czas szybko ucieka, również może poprawić wskaźnik otwarcia oraz konwersję. Możesz spróbować użyć podobnego tytułu: [Webinar – ostatnia szansa, żeby dołączyć] Dowiedz się, jak w 24 godziny zyskać 5x więcej leadów.

2. Grafika w nagłówku

Oto kilka najlepszych praktyk, które warto wykorzystać, tworząc grafiki do maila z zaproszeniem na webinar:

  • tekst musi się odróżniać od tła
  • tekst musi zawierać najważniejsze informacje
  • grafika powinna pokazywać prelegentów lub prowadzących

Możesz też zawrzeć na grafice wezwanie do działania.

Spójrzmy na kilka negatywnych przykładów, żeby wiadomo było czego nie robić. Logo LaneTerralever w pierwszej grafice zlewa się z tłem. To nie najlepszy wybór.

Druga grafika, pochodząca z zaproszenia na webinar od Metric Insights, również nie daje dobrego przykładu. Jasny tekst u dołu grafiki nie odróżnia się wystarczająco od tła. Samo tło jest bardzo generyczne, nie ma zdjęć prelegentów.

W przeciwieństwie do powyższych przykładów, kolejny będzie pozytywny:

Grafika z zaproszeniem na webinar Live Content Marketing jest dobrze skrojona, zawiera wszelkie ważne informacje, a zdjęcia prelegentów od razu pokazują, kto będzie dzielił się swoim doświadczeniem. Jedyna rzecz, którą można zmienić, to tekst w nagłówku. Jasne wskazanie wartości dla uczestnika byłoby lepszym rozwiązaniem.

3. Tekst w nagłówku

W większości zaproszeń na webinar tekst w nagłówku to po prostu tytuł wydarzenia lub jego krótki opis. W żaden sposób nie pokazuje on wartości, jaką uczestnik zyska. Zamiast powtarzać tytuł, spróbuj skupić się na tym, z czym potencjalny uczestnik webinaru może mieć trudność lub dodaj informację o korzyściach z uczestnictwa.

Oto kilka przykładów źle skonstruowanego tekstu:

  • Webinar na żywo na temat content marketingu organizowany przez firmę ABC
  • Dołącz na żywo do naszego webinaru o content marketingu!
  • 25 lutego 2021 – webinar na żywo na temat content marketingu

Poniżej znajduje się kilka pozytywnych przykładów:

  • Czy w nowym roku chcesz osiągać lepsze wyniki dzięki content marketingowi?
  • Sprawdź, dlaczego Twoja strategia content marketingowa nie działa – i zmień to!
  • Dowiedz się, jaką sprawdzoną strategię contentową stosują Neil Patel i Brian Dean.

4. Co zyska uczestnik webinaru

W zaproszeniu na webinar musisz przede wszystkim pokazać odbiorcom, dlaczego warto zapisać się na Twoje wydarzenie.

Póki tego nie zrobisz, w tekście nie skupiaj się na szczegółach technicznych wydarzenia. Pokaż, jaką wartość przyniesie uczestnikom ten konkretny webinar, jaką cenną wiedzę zyskają oraz co będą mogli dzięki temu osiągnąć we własnym biznesie.

Pierwszy przykład pokazuje, jak do tematu nie podchodzić:

Dołącz do naszego webinaru na temat content marketingu. Odbędzie się on 25 lutego 2019. Zaczynamy o godz. 9:00 rano, czasu PST. Gospodarzem będzie ekspert content marketingu, Neil Patel. Wydarzenie rozpocznie się 20-minutową prezentacją, po której odpowiemy na pytania uczestników w czasie 10-minutowej sesji Q&A.

Tutaj jest już zdecydowanie lepiej:

Czy zastanawiasz się, w jaki sposób Neil Patel generuje blisko 1.2 mln czytelników dla każdego posta na blogu? Teraz masz szansę osobiście go o to zapytać. Zapisz się na webinar, który poprowadzi sam Neil Patel. Zostań z nami do końca i uzyskaj odpowiedzi na wszystkie swoje pytania.

Materiał dodatkowy 💡
Chcesz mieć pewność, że Twój webinar będzie hitem? Wypromuj go w 9 prostych krokach. W tym poradniku poznasz nasze najlepsze strategie promocji webinaru oraz wskazówki o tym, jak zwiększyć sprzedaż za pomocą prezentacji online.
Poradnik: Jak promować webinary w 9 prostych krokach

5. Szczegóły na temat wydarzenia

W tej części zaproszenia na webinar trzeba podać wszelkie ważne informacje dotyczące wydarzenia, takie jak data, godzina, prezenterzy, itp.

Jeśli chcesz, możesz też dodać kilka punktów, które pomogą odbiorcy ocenić, czego mogą oczekiwać po zapisaniu się na Twoje wydarzenie. Oto przykład:

W trakcie krótkiego (30min), ale napakowanego wiedzą webinaru, dowiesz się:

  • Jak dobrać najlepszy tytuł posta na blogu, tak aby czytelnicy chcieli go przeczytać
  • Jak tworzyć treści, które są użyteczne, a jednocześnie mają potencjał viralowy
  • Jak promować treści, żeby zwiększyć ich zasięg

6. Wezwanie do działania (Call To Action, CTA)

Na końcu wiadomości dodaj przycisk z wezwaniem do działania (Call To Action, CTA), który przeniesie odbiorcę na dedykowany wydarzeniu landing page. To tu można zapisać się na webinar.

Ciekawostka: według badań, wezwania do działania w pierwszej osobie liczby pojedynczej działają lepiej lepiej niż te pisane w drugiej osobie. Dlatego “Zapisuję się” może być bardziej efektywnym wezwaniem do działania niż “Zapisz się”.

Oto różne warianty, które możesz poddać testom A/B:

  • Zarezerwuj miejsce
  • Rezerwuję miejsce
  • Zapisz się
  • Zapisuję się
  • Wchodzę w to!

Zaproszenie na webinar – zainspiruj się najlepszymi przykładami

Znaleźliśmy dla Ciebie najlepsze wiadomości z zaproszeniem na webinar. Warto się nimi zainspirować i wyzwolić swoją kreatywność!

1. Zaproszenie na webinar od typecast

Pierwszy na liście przykładów jest email z zaproszeniem na webinar organizowanym przez typecast. Jego treść opiera na kilku społecznych dowodach słuszności:

Postawmy się na chwilę w roli odbiorcy tego emaila, czyli subskrybenta. Po przeczytaniu treści wiadomości można od razu pomyśleć: Ten webinar serio jest aż tak popularny? Chyba się zapiszę, żeby nie stracić miejsca.

Morał z tej historii? FOMO (Fear Of Missing Out), czyli lęk przed tym, co nas omija to bardzo skuteczny motywator. Warto go użyć w komunikacji żeby przekonać odbiorców do podjęcia natychmiastowej akcji.

2. Zaproszenie na webinar od Buzzsumo

Kolejny przykład dobrego emaila z zaproszeniem na webinar pochodzi od Buzzsumo:

Już na samym początku ich zaproszenie przyciąga uwagę skutecznym nagłówkiem: Want a 50% boost in your eCommerce revenue?

Nie ma chyba osoby na liście subskrybentów Buzzsumo, która powie: Nie, dzięki. Mój sklep internetowy zarabia wystarczająco. Właśnie dlatego ten nagłówek jest mocnym punktem, który od razu wzbudza zainteresowanie i sprawia, że odbiorcy będą chcieli zapisać się na webinar.

3. Zaproszenie na webinar od Copy Hackers

Ten przykład jest wyjątkowo interesujący. Nie ma tu żadnych grafik ani zdjęć. Jest za to sporo tekstu:

Wiemy, że kilka punktów wcześniej padł argument o tym, aby email z zaproszeniem na webinar miał przyciągający wygląd i grafiki w nagłówku. Jeśli jednak władasz piórem niczym samuraj mieczem (a ludzie w Copy Hackers są w tym najlepsi), takie podejście może przynieść bardzo dobry skutek.

Aby wiadomość przyniosła oczekiwany efekt, trzeba pamiętać, że musi mieć ona konwersacyjny ton. Celem jest tu zbudowanie zaufania subskrybentów lub potencjalnych klientów. Nasze wiadomości powinny trafiać wprost do serca odbiorcy, który się z nimi utożsami.

Najlepsze przykłady od autorów:

Chcemy jak najlepiej pomóc Ci w stworzeniu świetnego zaproszenia na webinar. Autorzy naszego bloga wybrali kilka świetnych przykładów spośród wiadomości, które trafiają do ich skrzynek.

Oto one.

4. Przypomnienie o webinarze od SmartBug.

Spójrzmy na tę wiadomość z przypomnieniem o webinarze. To automatyczny email, ale zupełnie tego nie czuć.

Zawiera spersonalizowaną wiadomość nagraną przez prezenterów webinaru. Zamiast zwykłego przypomnienia o rozpoczęciu wydarzenia, wiadomość skupia się na tym, jak dużą wartość webinar przyniesie odbiorcy.

Dlaczego? Wiadomość zachęca do zadawania pytań przed rozpoczęciem webinaru. Prowadzący odpowiedzą na konkretne pytania odbiorców podczas prezentacji.

5. Zaproszenie na webinar od Agency Scaling Secrets

W tej wiadomości dwie rzeczy rzucają się w oczy od razu: zabawny t-shirt oraz rozmazane ręce.

Obie przyciągają naszą uwagę i kierują ją wprost do centralnej części wiadomości – do tekstu.

Co można powiedzieć o tekście tej wiadomości? Jest krótki, zabawny i zawiera kilka dobrych argumentów, które skutecznie przekonują do zapisania się na webinar. Wskazuje dokładnie co można zyskać uczestnicząc w wydarzeniu oraz co odbiorca straci, jeśli nie weźmie w nim udziału. Wyjaśnia też, dlaczego jest to ważne i jak wpłynie na rozwój Twojej firmy.

Naszym zdaniem to świetny przykład zaproszenia na webinar.

6. Nasza wiadomość, którą postanowiliśmy nieco zmienić

Skoro sami dajemy rady innym, to nie pozostaje nic innego niż służyć dobrym przykładem, prawda?

Postanowiliśmy wrócić do czegoś, co na chwilę zniknęło z naszych wiadomości – mowa o personalizacji.

Jaki efekt przyniosła ta zmiana taktyki?

Całkiem niezły.

Wiadomość, którą widzisz powyżej otworzyło 42.41% odbiorców, a 3.67% kliknęło w link. Wygenerowała też wiele odpowiedzi osobistych.

W wiadomości zapytaliśmy, czy odbiorca dołączy do webinaru, który odbywał się później tego samego dnia. Wspomnieliśmy też ile osób już się na webinar zapisało (społeczny dowód słuszności) oraz co odbiorca zyska uczestnicząc w wydarzeniu (wartość).

Najważniejsze jest jednak to, że przypomnienie o webinarze było spersonalizowane.

Wysłaliśmy je używając osobistego adresu email oraz podpisu Irka, prezentera webinaru.

Nic skomplikowanego, prawda?

Wyższy wskaźnik otwarć (OR) oraz wyższy wskaźnik kliknięć (CTR) to tylko część dobrego wyniku, jaki przyniosła ta kampania. Zaobserwowaliśmy też wzrost liczby uczestników wydarzenia w stosunku do osób zapisanych na webinar.

Zwykle około 10% osób zarejestrowanych uczestniczy w webinarze (osoby zarejestrowane wiedzą, że po wydarzeniu dzielimy się nagraniem).

W tym przypadku wskaźnik ten wzrósł do 15%, przy podobnej liczbie osób zapisanych na webinar w porównaniu do naszych typowych wyników.

Przyjrzymy się zatem, jak kontaktujemy się z odbiorcami na polskim rynku.

Gdy nadeszła pandemia, był to sprawdzian dla nas wszystkich, nie wiedzieliśmy co nas czeka. Zamknięcie wielu branż, sprawiło, że wielu przedsiębiorców postanowiło przenieść swój biznes do Internetu. Postanowiliśmy wyjść takim osobom z naprzeciw i zorganizowaliśmy dla nich webinar edukacyjny, który odbył się w kwietniu 2020 roku.

Zaproszenie nie zawierało grafik. Był to cel zamierzony. Uznaliśmy w tym przypadku ich użycie za zbędny element (mimo, że stosujemy go w każdej innej komunikacji i zdecydowanie widzimy tego efekty!).

W tym przypadku postawiliśmy na samą treść, chcieliśmy przekazać najpotrzebniejszą wiedzę, która była w tamtym momencie potrzebna wielu osobom.

Email został wysłany przez osoby prowadzące webinar – czyli ekspertów GetResponse – Irka oraz Michała. To również ciekawa zmiana – zazwyczaj nadawcą wiadomości z zaproszeniami na webinary był zespół GetResponse.

Pamiętaj – każde sytuacja jest indywidualna i warto brać to pod uwagę przy tworzeniu zaproszenia na webinar.

Wskaźnik otwarć (OR) w tym przypadku wyniósł 32,32%, zaś wskaźnik kliknięć (CTR) 3,81%!

Wracając jednak do grafik – stosujemy je często i każda kreacja jest tworzona indywidualnie, biorąc pod uwagę charakter oraz tematykę webinarów. Wszystkie jednak są w naszym brandingu, a zdjęcia prowadzących webinary są specjalne dostosowywane do naszych wytycznych (niebiesko tło).

Sporym zainteresowaniem cieszyło się zaproszenie, które organizowaliśmy wspólnie z TechSoup Polska.

Co istotne, w temacie webinaru oraz tekście podglądu (tzw. preheaderze) zastosowaliśmy emotikony, dzięki czemu wyróżniliśmy się w skrzynce odbiorcy.

Jak widzisz – zastosowaliśmy już na samym początku personalizację skierowaną do adresata. Najważniejsze informacje są wyszczególnione, a odbiorcy mogą się dowiedzieć, czego mogą się spodziewać na webinarze, dzięki czemu łatwo i szybko mogą podjąć decyzję, czy są zainteresowani uczestnictwem w wydarzeniu.

Ponadto, webinar był przeprowadzony na rzeczywistym przykładzie – wyniku, jaki osiągnęła fundacja TechSoup – czyli 1200% wzrostu wartości zamówień z newslettera rok do roku. To z pewnością zachęciło do wzięcia udziału w webinarze.

Wyniki emaila:

Wskaźnik otwarć (OR): 30,34%

Wskaźnik kliknięć (CTR): 3,82%

🎥 Nagranie webinaru możesz obejrzeć tutaj: Skuteczne działania email marketingowe

BONUS: wysyłka serii email z zaproszeniem na webinar

Jednorazowa wysyłka wiadomości z zaproszeniem na webinar wpływa pozytywnie na liczbę zapisów na wydarzenie. Pomyślmy więc, co by się stało, gdyby zamiast jednej wiadomości wysłać serię zaproszeń mailowych (sekwencję email) – rezultat będzie jeszcze lepszy. Liczba zapisów zdecydowanie wzrośnie.

Od razu dodajmy: nie chodzi o to, żeby ktoś musiał ręcznie przeszukiwać bazę i wysyłać wiadomość do osób, które zignorowały pierwsze zaproszenie na webinar. To męczące i zajmuje zbyt dużo czasu.

Zamiast tego, zachęcamy do utworzenia automatycznej kampanii mailowej, w której wiadomości automatycznie będą wysłane do osób, które nie przeczytały pierwszego zaproszenia (lub do tych, które email otworzyły i mimo to nie zapisały się na wydarzenie).

Jeśli chcesz dotrzeć do osób, które nie otworzyły wiadomości, możesz użyć dokładnie tej samej treści maila i po prostu zmienić tytuł. To bardzo proste, prawda?

Jeśli chcesz dotrzeć do osób, które otworzyły wiadomość i nie zapisały się na webinar, w treści trzeba będzie użyć bardziej kreatywnego podejścia. Rekomendujemy, na przykład, większą bezpośredniość:

Tytuł wiadomości: [Webinar] Nie zwlekaj, ktoś inny czeka na Twoje miejsce…

Treść maila: Hej {Imię} – czy wciąż chcesz dołączyć do nas na webinarze, na którym dowiesz się X, Y, X? Miejsca znikają bardzo szybko. Warto skorzystać, zanim inni zajmą Twoje miejsce!

A jak znaleźć osoby, które dostały zaproszenie na webinar, ale go nie otworzyły – i wysłać do nich wiadomość? Oto, jak to robimy w GetResponse:

1. Po zalogowaniu do konta, wybieramy „Listy” na górnym pasku menu, a następnie „Pokaż wszystkie kontakty”.

2. Wybieramy „Wyszukiwanie zaawansowane”, a następnie „Dodaj warunek”.

3. Przy pomocy menu kontekstowych, ustawiamy dwa warunki wyszukiwania:

  • Akcje kontaktu > Wiadomość wysłana > rodzaj wiadomości (w naszym przypadku newsletter) > Nazwa wiadomości z zaproszeniem na webinar
  • Akcje kontaktu > Wiadomość nieotwarta > wybieramy tę samą wiadomość, co w poprzednim warunku > Nigdy
  • Pozostawiamy w menu kontekstowym „Dopasuj wszystkie z następujących” – w ten sposób dajemy wyszukiwarce do zrozumienia, że oba warunki wyszukiwania muszą być spełnione.

Po wyszukaniu kontaktów zapisujemy je, korzystając z opcji „Zapisz jako segment”. Nadajemy segmentowi taką nazwę, aby móc go później łatwo odnaleźć – w naszym przypadku będzie to „Webinar nieotwarte zaproszenie”.

4. Przechodzimy do kreatora wiadomości email (Menu > Email marketing > Stwórz newsletter) i znajdujemy zakładkę „Odbiorcy”. Tam klikamy „Dodaj odbiorców”, a w wyskakującym okienku wybieramy „Segmenty” i zaznaczamy segment, który przed chwilą utworzyliśmy. Klikamy „Dalej”.

5. Gotowe! Pozostaje nam tylko stworzenie wiadomości i wysłanie jej do zaznaczonego segmentu.

Będzie się on zmieniał dynamicznie – to oznacza, że jeśli w międzyczasie któryś z subskrybentów otworzy wiadomość, którą wybraliśmy w segmencie (czyli pierwsze zaproszenie na webinar), nie będzie w nim uwzględniony. Wyślemy zatem wiadomość wyłącznie do osób, które otrzymały zaproszenie, ale do momentu wysyłki kolejnej wiadomości go nie otworzyły. Świetna rzecz, prawda?

Idealne zaproszenie na webinar – Twoja opinia

Dział sprzedaży potrzebuje ciągłego dostępu do wartościowych kontaktów zainteresowanych zakupem lub skorzystaniem z oferty Twojej firmy. Dzięki taktykom opisanym w tekście, dział marketingu może przyciąć uwagę wielu potencjalnych nowych klientów.

W artykule zawarliśmy sporo wiedzy, przykładów oraz skuteczne porady o tym, jak zaprosić gości na webinar. Która z nich wzbudziła Twoje największe zainteresowanie?

Czy masz własne, sprawdzone sposoby, które chcesz dodać do naszej listy? Daj znać w komentarzu pod artykułem!

Subskrybuj, aby otrzymywać top artykuły, wskazówki i porady marketingowe.

GetResponse Sp. z o.o. potrzebuje danych zawartych w tym formularzu w celu dostarczenia Ci materiałów, o które wnioskujesz. Więcej informacji znajdziesz w Polityce Prywatności.

Dziękujemy za rejestrację!

Niedługo wyślemy Ci wiadomość email z potwierdzeniem zapisu.