Spotkanie zdalne – porady i wskazówki dla organizatorów
autor: Getresponse ostatnia aktualizacja 0

Spotkanie zdalne – porady i wskazówki dla organizatorów

Cały świat przechodzi aktualnie przyspieszoną naukę wdrożenia nowych działań biznesowych. Przedsiębiorcy wprowadzają w swoich firmach nowe rozwiązania aby jak najlepiej i jak najszybciej przystosować się do obecnej sytuacji na rynku. Co za tym idzie – wiele firm przestawiło się na pracę zdalną. Nie oznacza to jednak odwołania i braku spotkań z pracownikami i klientami. Są one jak najbardziej możliwe. Liczy się odpowiednie zaplanowanie działań i dobra organizacja pracy. 

Dlatego też zebraliśmy kilka porad, które mogą okazać się pomocne, jeżeli jesteś organizatorem lub uczestnikiem spotkania zdalnego.

Skoro czytasz ten artykuł to najprawdopobniej, że zaliczasz się do jednej z poniższych grup:

  • Nie korzystasz obecnie z z takich rozwiązań jak spotkania online.  

  • Dopiero co przeniosłeś się na tryb pracy zdalnej.

  •  Działasz od dawna w takim trybie ale wiesz, że każda dodatkowa wiedza jest cenna.

Spokojnie, każdy znajdzie coś dla siebie. 

Spójrzmy na to w ten sposób – aktualna sytuacja to okazja do przeniesienia swojego biznesu online lub sprawdzenia sposobu działania firmy w ekstremalnych warunkach. Webinar jest świetnym rozwiązaniem na aktualnie napotykane przeszkody w prowadzeniu firmy. Pomoże on w komunikacji z Twoimi odbiorcami oraz pracownikami podczas pracy zdalnej. 

Dodatkowo mamy dla Ciebie dwa pomocnicze artykuły:

Jak działają webinary? Przewodnik po webinarach w marketingu dla początkujących. 

Jak stworzyć swój pierwszy webinar? 


Poniżej znajdziesz wskazówki, które ułatwią Ci uczestnictwo lub przeprowadzenie spotkania zdalnego:

Krok 1.

Przed spotkaniem:

  • Sprawdź czy masz najnowszą (zaktualizowaną) wersję programu, który będzie wykorzystywany do spotkania online.

  • Sprawdź aktualizacje wszystkich programów oraz narzędzi wykorzystywanych w trakcie trwania spotkania.

  • Stwórz zaproszenie dla uczestników. Zadbaj aby znalazł się w nim link do spotkania.

  • Przygotuj materiały. Jeżeli masz materiały, którymi należy się podzielić z uczestnikami, możesz je dodać w formie załącznika do zaproszenia. Możesz też wysłać je w osobnym mailu lub przez komunikator.

  • Ustal cel i agendę spotkania. Warto ustalić odpowiednią nazwę spotkania, a w opisie zaznaczyć jaki jest jego cel. Jeśli to możliwe dodaj do zaproszenia planowaną agendę.

  • Ustal moderatora spotkania. Moderator ma za zadanie wspierać prowadzącego. Pomaga w ustaleniu schematu spotkania, w prowadzeniu rozmowy z odbiorcami, tak aby każdy z uczestników nie został pominięty. Dodatkowo wesprze prowadzącego w rozwiązaniu napotykanych ewentualnych problemów.

  • W jaki sposób osiągnąć cel spotkania? Rozmowa, warsztat, burza mózgów? Razem z moderatorem ustal, jaka forma będzie najbardziej efektywna i dobierz odpowiednie narzędzia (rekomendujemy je na dole artykułu).

Krok 2.

W trakcie spotkania:

  • Bądź punktualnie  Nie ma nic smutniejszego (może poza nieszczęśliwym kotkiem), niż liczna grupa osób, czekająca na spóźnialskiego współpracownika, klienta czy prowadzącego. Jeśli z jakiegoś powodu, nie możesz jednak uczestniczyć w spotkaniu, poinformuj o tym uczestników.

  • Bądź wcześniej! Ta zasada dotyczy Ciebie jeżeli jesteś organizatorem lub moderatorem! Przygotuj wszystkie narzędzia, które wykorzystasz podczas spotkania. Zwiększa to szansę, że spotkanie rozpocznie się punktualnie .

  • Upewnij się, że wszyscy uczestnicy słyszą i są słyszani przez innych.

  • Przypomnij cel i agendę spotkania – jeżeli jesteś organizatorem. 

  • Notuj ustalenia poczynione w trakcie spotkania. Po spotkaniu, wszystkim uczestnikom udostępnij notatkę w zwyczajowy dla Was sposób.

  • Moderuj dyskusję –  analogicznie jak w spotkaniu w prawdziwym świecie, tak i przy zdalnym, niezwykle istotne jest, aby pilnować celu spotkania.

  • Daj możliwość wypowiedzi uczestnikom. Należy zwracać uwagę czy każdy uczestnik wypowiedział się (dla niektórych osób, forma spotkania jest pewnego rodzaju barierą komunikacyjną). Panuj nad tym aby kilka osób nie mówiło na raz. W udostępnianiu ekranu może pomóc ci moderator.

  • Udostępniaj ekran. To dobra praktyka.  Jeżeli pracujecie nad jednym dokumentem (lub w jednej aplikacji np. Jira). Wszyscy uczestnicy będą mieć pewność, że dyskutują nad tym samym tematem. Dodatkowo, mają możliwość bieżącego śledzenia wprowadzanych zmian. Upewnij się, że udostępniasz prawidłowy ekran .

KROK 3.

Po spotkaniu:

  • Zbierz feedback – dzięki niemu kolejne spotkania mogą być jeszcze lepsze. Wystarczy na koniec spotkania zapytać “czy macie jakieś uwagi do sposobu przeprowadzenia spotkania?”. Możesz też dodatkowo na dowolnym komunikatorze poprosić o ocenę w skali 1-5 i komentarz. 

  • Podziel się notatką. Nie zapomnij wysłać waszych ustaleń do uczestników spotkania, nie odkładaj tego na jutro, zrób to możliwie szybko. W zależności od wagi tematu można także dodać do tego wiadomości e-mail. 

DODATKOWE WSKAZÓWKI:

  • Jak najwięcej wizualizuj. To jest prawda także w przypadku spotkań “w realu” – ilustracje potrafią lepiej wyjaśnić idee itp. Jeśli tylko możesz, wizualizuj swoje myśli. Do pracy zdalnej możesz używać także narzędzi, które zastąpią Ci flipcharty, markery, postity, tablice. Na rynku jest także dużo dostępnych narzędzi, np. AWW App , JamboardMiro. Ważna uwaga: pamiętaj o tym co, komu i w jakim narzędziu udostępniasz, ze względów bezpieczeństwa (np. ochrona danych osobowych).

  • Załóż słuchawki! Wbudowane mikrofony lubią zbierać dźwięki z głośników Twojego komputera i tworzy się wówczas echo. Słuchawki sprawią, że jakość przesyłania audio będzie lepsza.

  • Po spotkaniu śledź postęp działań, które były omawiane podczas spotkania. Najlepszym rozwiązaniem będzie przypisanie konkretnych osób do poszczególnych zadań. Osoby odpowiedzialne za ich realizację, wyznaczą drogę działania oraz będą sygnalizować postępy (np. napiszą maila z podsumowaniem lub na kolejnym spotkaniu zostaną omówione wyniki analizy itp.).

  • Włącz swoją kamerę – Spotkania online są łatwiejsze, gdy widzimy także mimikę, reakcje, a poza tym pokazując twarz burzymy pewien wirtualny mur 😉 

  • Przedstaw na spotkaniu gości oraz ich rolę. W przypadku jeżeli spotkanie tego wymaga, a nie każdy z uczestników się zna. 

Mamy nadzieję, że wskazówki te pomogą wam podczas organizacji spotkania zdalnego. Nie ma zatem co czekać, do dzieła!