Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy znana jest w Polsce chyba każdemu. Od ponad ćwierćwiecza zbiórki pieniędzy na zakup sprzętu dla oddziałów medycznych w całym kraju organizowane przez Orkiestrę elektryzują wszystkich od Bałtyku po Tatry. Nie ma chyba szpitala w Polsce, w którym nie stałby sprzęt podarowany przez WOŚP.
W poprzednich 27 Finałach Orkiestra zebrała ponad miliard złotych, rokrocznie bijąc swoje poprzednie rekordy – podczas ostatniego Finału udało się zebrać ponad 175 mln złotych.
Zrozumiałym jest, że tak potężne przedsięwzięcie wymaga sprawnej komunikacji – i tu krzyżują się drogi WOŚP i GetResponse. To właśnie dzięki naszej platformie emaile od Orkiestry wpadają do Waszych skrzynek. Na czym polega praca WOŚP “od środka”, jak wygląda komunikacja zarówno pomiędzy sztabami, jak i zewnętrzna – i jakie wyzwania stoją przez organizatorami na co dzień? O tym opowie Krzysztof Dobies – rzecznik prasowy Orkiestry. Zapraszamy do lektury!
Jak wygląda typowy dzień pracy Biura Prasowego Orkiestry w ciągu roku, kiedy do Finału jeszcze daleko? Czy w Orkiestrze istnieje w ogóle coś takiego jak „typowy, spokojny dzień pracy”?
Faktycznie, dzisiaj praca z mediami ma to do siebie, że nigdy nie można przewidzieć, jak zakończy się dzień, choćby wydawał się najspokojniejszym dniem w roku. I myślę, że to nie dotyczy tylko Orkiestry, ale każdego zespołu zajmującego się komunikacją. Weźmy piątek jakiś czas temu– był to intensywny dzień prowadzenia działań promujących głosowanie pod apelem w obronie zbiórek publicznych. Aktywność w mediach społecznościowych, kontakt z mediami, do tego spotkania koordynujące i współdziałanie z innymi organizacjami pozarządowymi. Zapowiadała się intensywna, rozciągnięta w czasie walka o prawo organizacji do niezależności w zbiórkach publicznych. I tego samego dnia wieczorem MSWiA wydaje komunikat, że wycofuje się ze zmian. Wymaga to natychmiastowego uruchomienia działań informacyjnych – trzeba odpowiedzieć, skomentować, zająć stanowisko. W minutę osiem zmienia się optyka działania i wymaga to masy pracy. Trudno, że piątek wieczór i trudno, że weekend przed nami. Internet żyje tu i teraz, a następnego dnia od rana – ruszają media informacyjne.
To pierwszy z brzegu przykład pokazujący, jak wartko w świecie mediów i informacji toczy się dzisiaj życie. Dzień pracy naszego zespołu zawsze zaczyna się od przeglądu najnowszych informacji, publikacji i bieżącego stanu spraw, a potem omówienia celów na ten dzień. No i zaczynamy planową pracę, przy czym przyzwyczajeni już jesteśmy do tego, że w każdej chwili może przyjść konieczność działania na tu i teraz. Niezbędna jest możliwość szybkiej wymiany informacji i decyzji.
Ile osób pracuje w sztabach i w Biurze Prasowym na co dzień?
W moim zespole zajmującym się komunikacją Fundacji WOŚP na stałe pracuje 5 osób. Na czas tuż przed Finałem pracują z nami jeszcze dodatkowo dwie osoby.
Na czym polegają zadania osoby odpowiedzialnej za komunikację między sztabami? Ile jest takich osób w Fundacji?
Sztaby Orkiestry, organizujące lokalne zbiórki w Finale WOŚP, to ekipy do których mamy ogromny szacunek, wdzięczność i do których „obsługi” po naszej stronie dedykowany jest cały zespół ludzi. Inwestujemy też w rozwiązania techniczne i teleinformatyczne, które mają ułatwić formalną stronę założenia, prowadzenia i rozliczenia sztabów oraz wolontariuszy. Ważnym zadaniem jest tutaj komunikacja, ale jest to jeden z wielu elementów koordynacji działania sztabów w Polsce. Jeśli chodzi o samą komunikację, to staramy się tutaj wykorzystywać jak najwięcej narzędzi, do których mamy dostęp. Regularnie wysyłamy wiadomości mailowe, aktywnie korzystamy z mediów społecznościowych, a także uruchomiliśmy serwis internetowy dla sztabów.
Na czym w praktyce polega praca Rzecznika Orkiestry? Jakie stoją przed Tobą wyzwania, a co jest dla Ciebie największą nagrodą?
Moja rola to nie tylko stricte funkcja rzecznika prasowego, czyli osoby rozmawiającej z mediami. Moim zadaniem jest koordynowanie całości komunikacji WOŚP na wielu płaszczyznach. Kieruję zespołem PR Fundacji, ale przecież komunikacja w różnym zakresie prowadzona jest przez praktycznie każdy dział Fundacji i z jednej strony, jako dział koordynujący – staramy się zapewnić narzędzia i kanały, z drugiej – staramy się wspierać radą i konsultacją wszystkich pracowników i zarząd Fundacji. Ważnym zadaniem jest monitoring przekazu medialnego i podejmowanie działań na wypadek najróżniejszych kryzysów.
Największą nagrodą natomiast zawsze jest wynik Finału – przecież to jest efekt nie tylko tego jednego dnia akcji, ale całego roku budowania zaufania, pokazywania efektów naszych działań, dbania o relacje z darczyńcami. A to wszystko jest zależne właśnie od komunikacji.
Jak oceniasz, jak ważna jest komunikacja w Waszej codziennej pracy?
Od samego początku Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy to organizacja w stu procentach medialna, działająca w świetle reflektorów. Finał to największa w Polsce zbiórka publiczna, ale także cieszący się zainteresowaniem i chętnie oglądany program telewizyjny. Nasza codzienna praca to właściwie stała obecność przekazu medialnego gdzieś obok – kamera i aparat fotograficznych zawsze są na wyciągnięcie ręki, a aktywność w mediach społecznościowych, internecie, czy mediach tradycyjnych to podstawa. Uważam, że tak duże zaufanie społeczne, jedno z fundamentalnych dzieł WOŚP, to między innymi efekt przywiązywania tak dużej wagi właśnie do komunikacji.
W jaki sposób organizujecie komunikację? Z jakich narzędzi do komunikacji korzystacie i jak je wykorzystujecie na co dzień?
Sięgamy właściwie po każdą techniczną nowinkę, która tylko pojawia się gdzieś w zasięgu. Kiedy organizowaliśmy pierwszy Finał – nie było jeszcze w Polsce internetu. Jako jedna z pierwszych organizacji pozarządowych uruchomiliśmy serwis internetowy, który stale się rozwija (www.wosp.org.pl). Od niemal początku korzystamy z możliwości wysyłania informacji o naszej działalności drogą mailową. Kiedy tylko pojawiły się w Polsce media społecznościowe czy serwisy video – praktycznie od początku Orkiestra była w nich obecna. Bardzo aktywnie komunikujemy nasze działania na Facebooku, Twitterze, Instagramie czy Snapchacie Przekaz video jest dla nas szczególnie ważny, więc poza obecności na Youtube, mamy dedykowany serwis w którym prezentujemy właśnie takie treści (www.kreciola.tv). Stworzyliśmy autorskie systemy przeznaczone do obsługi mediów i dziennikarzy, sztabów WOŚP, nauczycieli w Programie Edukacyjnym „Ratujemy i Uczymy Ratować”, czy chociażby wolontariuszy Pokojowego Patrolu. Bardzo ważna jest stała wymiana informacji z mediami i otwarta polityka informacyjna – regularnie zwołujemy konferencje prasowe i publikujemy wiele danych i informacji o codziennych działaniach Orkiestry.
Wiemy, że używacie GetResponse do wysyłki emaili. Czy możesz uchylić rąbka tajemnicy, w jaki sposób nasza platforma pomaga Wam w codziennych działaniach?
Email to jeden z podstawowych kanałów komunikowania się z odbiorcami. Staramy się do minimum ograniczać tradycyjną korespondencję „na papierze”, bo to generuje dodatkowy koszt. Z naszymi sztabami, wolontariuszami Pokojowego Patrolu, współpracującymi dziennikarzami, czy chociażby osobami zainteresowanymi działalnością Fundacji, komunikujemy się bezpośrednio przede wszystkim właśnie przez email. Koordynacja funkcjonowania tak wielkiego i złożonego organizmu, jakim jest Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy, bez tego narzędzia nie byłaby, moim zdaniem, możliwa.
Czy jesteś w stanie podsumować, ile emaili w ciągu roku wysyłacie?
Są to spore, jak na organizację pozarządową, ilości. Jeśli zebrać odbiorców ze wszystkich grup docelowych – a ich specyfikacja także jest bardzo rozbudowana i ułatwia dostosowanie komunikacji do charakteru adresatów – to mamy kilkadziesiąt tysięcy osób. Maile wysyłamy w różnych konfiguracjach do różnych grup, wiele zależy od czasu – zdecydowanie nasza aktywność rośnie w miesiącach przed Finałem czy Festiwalem Pol’and’Rock. W ciągu 2019 roku wysłaliśmy w sumie ponad 1,3 mln maili.
Który czas jest dla Was najbardziej gorący – okres w okolicach Finału czy gdy podsumowujące finalnie zebrane Fundusze (w okolicach marca)?
Tak naprawdę w rocznej pracy Fundacji jedyny moment, który pozwala nam na nieco oddechu i jakieś planowe urlopy i wypoczynek to sierpień, już po organizowanym przez nas festiwalu. Poza tym pracujemy bardzo intensywnie – jesień to przygotowania do Finału, potem następuje zbiórka i jej rozliczenie, na tym tle zaczynają się przygotowania do festiwalu. Wiosną zawsze odbywają się pierwsze zakupy sprzętu medycznego do szpitali, zresztą przygotowanie tych zakupów i potem dopilnowanie, by wsparcie jak najszybciej dotarło tam gdzie jest zaplanowane – to całoroczna praca dużego działu medycznego Fundacji. Dochodzą do tego także prowadzone przez cały rok programy medyczne i program edukacyjny propagujący wiedzę o pierwszej pomocy. Jesień to dalszy ciąg zakupów sprzętu dla szpitali i znów – start przygotowań do kolejnego Finału. Dzieje się!
Czy i w jaki sposób zbieracie Fundusze poza finałem?
Przez cały rok można wspierać działalność statutową Fundacji przekazując darowizny, przede wszystkim przez internet. Takie wpłaty pozwalają często na przykład na podejmowanie decyzji o interwencyjnym wsparciu szpitala, który zwraca się z prośbą o pomoc nie mieszczącą się w celach Finału. Można na rzecz Fundacji zadysponować tzw, wpłatę cykliczną, czyli regularnie przekazywaną darowiznę, na przykład co miesiąc.
Ale Orkiestrę można wspierać także w formie zaangażowania wolontariackiego i tutaj przede wszystkim mam na myśli grono wolontariuszy Pokojowego Patrolu, którzy wspierają nas swoją pracą praktycznie w każdym przedsięwzięciu podejmowanym przez Fundację.
Wszystkie formy wsparcia i zaangażowania się w działania WOŚP opisujemy na stronie www.wosp.org.pl, no i oczywiście szeroko komunikujemy za pomocą wszystkich dostępnych dla nas narzędzi. I w ten sposób koło się zamyka, a Orkiestra pracuje do końca świata i jeden dzień dłużej. 🙂
Na koniec chcielibyśmy zapytać – czy przydarzyła się Wam jakaś kryzysowa sytuacja? Jak sobie z nią poradziliście?
W komunikacji najróżniejsze kryzysy, większe i mniejsze, są praktycznie na porządku dziennym. Jest to w końcu wartki, żywiołowy proces, na który wpływ ma wiele zewnętrznych czynników. Zarządzanie kryzysowe opiera się u nas na klasycznym podejściu – musimy jak najszybciej kryzys zdiagnozować, objąć obserwacją, ocenić zagrożenia i podjąć komunikacyjne, a czasem też organizacyjne działania obronne, odpowiednio dostosowane do skali problemu. Często komunikaty będące odpowiedzią na kryzys wysyłamy emailem – to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi. Choć zwracamy także uwagę na to, by zachować spójność i koordynować działania w różnych kanałach – wtedy najlepiej udaje się osiągnąć zamierzony cel.
Tyle Krzysztof Dobies. Jesteśmy dumni, że jako GetResponse dokładamy swoją cegiełkę do działalności WOŚP. Mamy nadzieję, że najbliższy, 28. już Finał, przyniesie kolejne rekordy, a sprzęt zakupiony z tej okazji uratuje niejedno ludzkie życie. Niech – zgodnie ze słowami Krzysztofa – Orkiestra działa do końca świata i jeden dzień dłużej!