Jak utrzymywać synchronizację danych kontaktów pomiędzy Salesforce i GetResponse?

Aby skorzystać z tej integracji, potrzebujesz jednej z następujących wersji Salesforce:

  • Enterprise Edition
  • Unlimited Edition
  • Developer Edition
  • Performance Edition

Możesz zintegrować swoje konta Salesforce i GetResponse za pomocą synchronizacji Salesforce. To dwukierunkowa integracja, która pozwala na:

  • dodawanie leadów i kontaktów z Salesforce do wybranej listy kontaktów w GetResponse,
  • dodawania kontaktów z GetResponse do grup leadów lub kontaktów w Salesforce,
  • posiadanie aktualnych informacji w obydwu aplikacjach. Jeżeli zaktualizujesz informacje o danym kontakcie w jednym systemie, aktualizacja automatycznie dokona się także w drugim systemie.

Przy pierwszej synchronizacji obydwu aplikacji musisz najpierw połączyć swoje konta, skonfigurować proces synchronizacji i dopasować pola dodatkowe z Salesforce do pól dodatkowych, których używasz w GetResponse. Po zintegrowaniu obydwu kont możesz zsynchronizować więcej list i edytować istniejące synchronizacje.

Podczas przygotowywania danych do synchronizacji pamiętaj o kilku rzeczach:

  • pole Email jest polem wymaganym w GetResponse. Upewnij się, że je uwzględniasz w informacjach o leadach i kontaktach.
  • Firma (Company) jest polem wymaganym w przypadku leadów z Salesforce.
  • Jeśli posiadasz w Salesforce dane dla pól dodatkowych Kraj (Country) oraz Telefon (Phone) i dane te nie pasują do formatu wykorzystywanego w GetResponse, dopasuj takie pola dodatkowe do pól typu „tekst”.

Łączenie kont Salesforce i GetResponse

1. Wejdź do konta GetResponse i przejdź do Menu > Integracje.
2. Znajdź zakładkę Synchronizacji Salesforce na liście integracji.
3. Użyj rozwijalnego menu, aby zdecydować, z którą instancją Salesforce chcesz połączyć konto GetResponse. Możesz wybrać spośród dwóch opcji:

  • instancja produkcyjna. Jest to „żywe” środowisko, w którym znajdują się wszystkie Twoje dane z Salesforce. Tej instancji używa się do prowadzenia firmy.
    • instancja sandboksowa. Jest to środowisko testowe – całkowicie odłączone od instancji produkcyjnej. Jeżeli chcesz przetestować tę integrację, możesz stworzyć instancję sandboksową w Salesforce.

4. Kliknij przycisk Połącz z Salesforce, aby otworzyć stronę logowania do usługi Salesforce.

Gdy konta będą już połączone, otworzy się strona Skonfiguruj synchronizację Salesforce (Configure Salesforce synchronization). Na tym etapie możesz ustawić synchronizację tak, aby zaczęła przekazywać informacje pomiędzy GetResponse i Salesforce.

Jak skonfigurować synchronizację?

Wykonaj poniższe kroki, aby przekazywać dane pomiędzy kontami:
1. Wybierz listy, które chcesz zsynchronizować.
2. Zdecyduj, czy chcesz tworzyć kontakty w GetResponse z leadów lub kontaktów Salesforce.
3. Wybierz główne źródło, z którego kontakty lub leady będą przekazywane do GetResponse.
4. Wybierz główne źródło dla kontaktów dodawanych w GetResponse (dzięki temu będziemy wiedzieli, jaką informację o źródle wyświetlić w Salesforce, gdy informacje o kontakcie zostaną zsynchronizowane).
5. Wybierz preferowane konto do synchronizacji i prawidłowego aktualizowania danych. To bardzo ważna informacja, dzięki której będziemy wiedzieć:

  • których danych mamy użyć, aby zaktualizować Twoją listę kontaktów w GetResponse podczas pierwszej synchronizacji,
  • których danych mamy użyć, gdy informacje o kontaktach nie będą się zgadzać. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy pola dodatkowe określonego kontaktu mają różne wartości w Salesforce i GetResponse. Na przykład pole dodatkowe „Kraj” przypisane do kontaktu A ma wartość „Włochy”. W GetResponse zostało jednak zmienione na „Austria”, a w Salesforce na „Niemcy”. Abyśmy mogli zsynchronizować prawidłową zmianę, musimy wiedzieć, czy mamy użyć danych z GetResponse, czy z Salesforce.

6. Zdecyduj, którego pola Salesforce mamy użyć do oznaczenia tych kontaktów, które zostały usunięte z Twojej listy w GetResponse. Na przykład możesz dodać swoim leadom i kontaktom pole dodatkowe GRdeleted. Podczas synchronizacji danych automatycznie dodamy to pole wszystkim osobom, które nie znajdują się już na Twojej liście.
7. Wybierz opcję Dalej (Next), aby zacząć przypisywać pola dodatkowe.

Przypisywanie pól dodatkowych

Dodatkowe informacje o kontaktach przypisuje się do pól dodatkowych z GetResponse na stronie Przypisz pola dodatkowe (Assign custom fields). Przeniesiemy Cię na nią automatycznie po skonfigurowaniu szczegółów synchronizacji. Pola dodatkowe z Salesforce (na dole) i opcje ich dopasowania do pól dodatkowych z GetResponse (na górze) są wyświetlane w kolumnach. Skieruj kursor na siatkę i przewiń w prawo, aby uzyskać dostęp do menu konfiguracji wszystkich pól.

Nasz system jest w stanie automatycznie rozpoznać pola adresu email. Uwaga: informacja o adresie email jest wymagana na platformie GetResponse.

Zastosuj poniższe kroki, aby dopasować pola dodatkowe:
1. Wybierz opcję Przypisz pole (Assign field) i wybierz jedno z istniejących pól dodatkowych. Powtórz ten krok dla wszystkich pól dodatkowych, które chcesz dopasować.
2. Jeśli chcesz pominąć przypisywanie pól niewymaganych, zaznacz okienko Pomiń kolumny ze znakiem „?”.
3. Gdy już skończysz, kliknij przycisk Synchronizuj (Synchronize), aby potwierdzić przypisane pola
Po ukończeniu instalacji przekierujemy Cię na listę integracji, gdzie możesz sprawdzić status synchronizacji i edytować jej ustawienia.

Jak zatrzymać działanie integracji?

Wykonaj poniższe kroki, jeśli chcesz zatrzymać synchronizację w konkretnej liście:
1. Przejdź do Menu > Integracje.
2. Skieruj kursor na menu Akcji (3 pionowe kropki) odpowiadające zsynchronizowanej liście i wybierz opcję Anuluj synchronizację (Cancel sync).
Jeśli chcesz całkowicie rozłączyć integrację, przejdź do Menu > Integracje i kliknij przycisk Rozłącz z Salesforce (Disconnect from Salesforce), a następnie potwierdź swoją decyzję.