Jak tworzyć pola RODO i jak z nich korzystać?

Pola RODO pozwalają zbierać, przechowywać i monitorować zgody wyrażone przez Twoje kontakty. Pola te przechowują też nazwę pola oraz treść samej zgody.

Tylko Ty zobaczysz nazwę pola RODO. Subskrybenci jej nie zobaczą. Dzięki temu będzie Ci łatwiej odróżnić pola RODO, gdy będziesz ich używać w formularzach, pozostałych metodach zapisu, marketing automation, a także podczas wyszukiwania kontaktów i przeglądania profilu kontaktu.

Treść zgody jest widoczna dla każdego, więc subskrybenci ją zobaczą. Możesz w niej wyjaśnić, w jaki sposób i w jakim celu zbierasz i wykorzystujesz dane osobowe kontaktów. W treści zgody możesz poprosić subskrybentów o wyrażenie zgody. Pola treści zgody pozwalają wpisać maksymalnie 2000 znaków. Możesz w nich też zawrzeć link do własnej Polityki Prywatności lub innych dokumentów, które szczegółowo opisują kwestie, które chcesz dać subskrybentom do wglądu.

Nie ma żadnych ograniczeń liczby posiadanych pól RODO. Możesz stworzyć tyle pól RODO, ile potrzebujesz dla każdego rodzaju zgody, którą musisz uzyskać i monitorować. Po utworzeniu pola RODO możesz:

  • dodać je do formularzy, webinarów i landing pages, aby proces zapisu był zgodny z przepisami RODO,

  • przejrzeć szczegóły kontaktu, aby sprawdzić zbiór wyrażonych zgód i kiedy te zgody zostały udzielone,

  • wyszukać kontakty w oparciu o status zgody (wyrażonej lub cofniętej przed lub po konkretnej dacie lub kiedykolwiek w trakcie funkcjonowania Twojego konta),

  • stworzyć cykle automation oparte na statusie zgody kontaktów,

  • edytować pola za każdym razem, gdy zmienią się Twoje procesy zbierania danych osobowych.

Czego nie można robić:

  • usuwać utworzonych pól RODO,

  • importować i eksportować pól RODO podczas dodawania lub eksportowania kontaktów,

  • kopiować zgód. Gdy kopiujesz kontakty do innej listy, pola RODO nie są kopiowane. Zgoda na przetwarzanie danych kontaktów zostaje zachowana tylko przy przeniesieniu kontaktu do innej listy.

Jak stworzyć pole RODO?

Wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć nowe pole:

1. Przejdź do menu Profil>>Zarządzaj kontem>>Pola RODO.
2. Kliknij przycisk Dodaj pole.

placement of GDPR fields button on page shown

3. Wprowadź następujące szczegóły:

a. nadaj swojemu polu RODO nazwę – będzie ona widoczna tylko dla Ciebie. Warto użyć szczegółowej, lecz zwięzłej nazwy. Nazwa ta będzie się wyświetlać w polach wyszukiwania, a także w elementach marketing automation.

where to enter field name is shown

b. wprowadź treść zgody, którą chcesz wyświetlić subskrybentom.
Field where you can enter consent text is shown

4. (opcjonalnie) dodaj link do zewnętrznej strony, jeśli chcesz odsyłać ludzi do dłuższych tekstów zawierających informacje o Twoich zasadach przetwarzania danych. Wykonaj poniższe kroki, aby to zrobić:

a. Kliknij ikonę hiperłącza.

icon for adding links in GDPR fields shown

b. Wprowadź w następnym okienku tekst, który chcesz wyświetlić w formie linku.
Field where you can enter link text

c. Wprowadź adres URL strony, do której chcesz odesłać potencjalnych subskrybentów. Pamiętaj o zawarciu w linku protokołu http:// lub https:// .
d. Kliknij przycisk OK, aby dodać link i zamknąć okienko.

5. Kliknij przycisk Stwórz.

I to by było na tyle. Udało Ci się utworzyć pole RODO. Wszystkie pola RODO znajdziesz na stronie Pola RODO. Możesz je sortować ze względu na nazwę lub datę utworzenia. Kliknij w dowolnym miejscu danego wiersza, aby wyświetlić szczegóły pola takie jak data jego utworzenia lub edycji. W tym miejscu możesz także edytować istniejące pola RODO.

Jak edytować pole RODO?

Możesz edytować pola RODO w każdej chwili. Każda aktualizacja będzie pokazana jako osobna „wersja” Twojego pola RODO (zobaczysz to, gdy klikniesz dane pole). Najnowsza wersja pola stanie się wersją aktywną. Oznacza to, że właśnie tę wersję możesz dodawać do formularzy, landing pages i stron rejestracji na webinary. Najnowsza wersja zastąpi też poprzednią wersję, która była dotychczas używana w wyżej wymienionych metodach zapisu.

Uwaga: możesz edytować tylko aktywną wersję pola RODO.

Wykonaj poniższe kroki, aby edytować pole RODO:

1. Przejdź do menu Profil>>Zarządzaj kontem>>Pola RODO.
2. Znajdź pole, w którym chcesz wprowadzić zmiany i kliknij ikonę Akcji (3 pionowe kropki).

Actions menu shown

3. Kliknij przycisk Edytuj.
Edit option in Actions menu

4. Wprowadź zaplanowane zmiany.
5. Kliknij przycisk Zastosuj, gdy skończysz wprowadzać zmiany.

Edytowana wersja pola pojawi się na stronie Pola RODO. Będziemy rejestrować wszelkie zmiany w ramach tych pól. Kliknij edytowane pole RODO, aby rozwinąć rejestr, który pokazuje poprzednie wersje pola.

log of active and previous GDPR field versions