DIY: Monster’s Insomnia
autor: Scrum Masters GetResponse ostatnia aktualizacja 0

DIY: Monster’s Insomnia

Już dwukrotnie na łamach naszego bloga relacjonowaliśmy nasze wewnętrzne 24-godzinne hackathony – Monster’s Insomnia 2016 i Monster’s Insomnia 2017. Były one próbą nie tylko dla uczestników, ale również ogromnym wyzwaniem dla nas – organizatorów. W pierwszej edycji udział wzięło 10 zespołów – łącznie 60 osób, a w drugiej mogliśmy już obserwować zmagania prawie 70 uczestników, podzielonych na 13 zespołów. Jak więc widać, skala – jak na tego typu wydarzenie – niemała. Dzisiaj opowiadamy o kulisach organizacji tych przedsięwzięć, skupiając się na tych elementach, które ułatwią Wam organizację hackathonów w Waszych firmach. Nie zabraknie oczywiście również „smaczków”, o których nie mieliście okazji przeczytać w dwóch poprzednich wpisach.

Warto wiedzieć po co

Warto wiedzieć: po co?

Jak w przypadku większości przedsięwzięć, które podejmujemy, warto na samym początku zastanowić się, po co w zasadzie chcemy je realizować i co chcemy osiągnąć. Gdy organizujemy wewnętrzny hackathon, cele mogą być różne: od pobudzenia kreatywności, poprzez umożliwienie eksperymentowania – dając okazję do wypróbowania nowych rozwiązań i technologii, aż do wzrostu poczucia zadowolenia wśród pracowników. Oczywiście, mogą one się łączyć i przenikać – ale w zależności od tego, na co chcemy położyć główny nacisk, trzeba nieco inaczej zorganizować samo wydarzenie.

Uznaliśmy, że chcemy przede wszystkim skupić się na ludziach i wzmocnieniu relacji pomiędzy nimi, a dopiero w drugiej kolejności zależy nam na rozwiązaniach, które będą efektem prac podczas Insomni.

Wśród naszych celów pojawiły się więc, m.in:

  • oderwanie się od rutyny,
  • dobra zabawa,
  • integracja (również międzydziałowa),
  • szansa na rozwinięcie kreatywności i eksperymenty,
  • promowanie zespołowości.

Nasze późniejsze decyzje dotyczące poszczególnych aspektów wydarzenia były dużo prostsze z uwagi na fakt, że zawsze mogliśmy powrócić do początkowo postawionych pytań: co chcemy uzyskać – i co jest dla nas ważne.

Klimat ma znaczenie

Mając wyznaczone cele, mogliśmy rozpocząć burzę mózgów dotyczącą ich realizacji. Kluczem było nie tylko dobranie odpowiednio atrakcyjnej formuły, ale i nadanie całości odpowiedniego klimatu. Samo hasło „robimy hackathon, będzie fajnie” wystarczyłoby może w 1998r., ale w obecnych czasach mogłoby jedynie spowodować obojętne wzruszenie ramion. Dlatego też, w pierwszej edycji pomyśleliśmy o aplikacjach usprawniających codzienne funkcjonowanie w firmie, bazując na klasycznym „by żyło się lepiej”, a w drugiej, chcąc jeszcze bardziej uatrakcyjnić całość, sięgnęliśmy po zawsze sprawdzający się w takim towarzystwie motyw retro gier komputerowych.

Klimat ma znaczenie

Wiodący temat i nawiązujący do niego slogan pozwoliły nam na zbudowanie celu dla zespołów, a wraz z nim na stworzenie atmosfery całego wydarzenia. Nawiązywały do nich cała komunikacja, oprawa graficzna, towarzyszące gadżety – a także nagrody.

Najważniejsza jest… komunikacja

To zagadnienie w naszym przypadku dotykało kilku wymiarów. Prowadziliśmy komunikację newsletterową skierowaną do całej organizacji, poruszając najważniejsze aspekty wydarzenia.

W początkowej fazie zależało nam, aby jak najwcześniej poinformować o hackathonie jego potencjalnych uczestników, a przez to umożliwić jak największej ilości osób zaplanowanie go w swoich kalendarzach. To wymagało od nas wcześniejszego ustalenia niezbędnego minimum, które by tę komunikację umożliwiło. I tak, pierwsze informacje staraliśmy się przekazać już na 2 miesiące przed planowanym wydarzeniem, kiedy mieliśmy już dane dotyczące czasu i miejsca wydarzenia. Wysłaliśmy newsletter, a oprócz tego rozwiesiliśmy plakaty w całej firmie. Dwa tygodnie później rozpoczęliśmy proces rejestracji – ten czas pozwolił ludziom na zastanowienie się, czy (i z kim) chcą wziąć udział, ale też na konfrontację terminu z innymi planami. Tu również podstawowe informacje pokazywaliśmy za pomocą newslettera, a sam proces rejestracji i rozwinięcie: co, gdzie, kiedy i dlaczego, umieściliśmy na dedykowanej stronie www. W tym momencie mieliśmy również gotowy regulamin wydarzenia.

Kolejne dwa newslettery wysłaliśmy w odstępie około tygodnia. Pierwszy z nich zawierał jedynie zachętę do wzięcia udziału w wydarzeniu, ostatni informował o zamknięciu procesu rejestracji. W tym momencie wiedzieliśmy już, z jak dużą grupą osób będziemy mieli do czynienia, a to odblokowywało kolejne działania administracyjno-organizacyjne.

Jeśli chodzi o komunikację za pośrednictwem newsletterów, planowaliśmy wykorzystać ją jeszcze trzykrotnie: w momencie rozpoczęcia hackathonu, podczas ogłaszania wyników i w podsumowaniu całego wydarzenia.

Harmonogram newsletterów wyglądał następująco:

  • 2 miesiące przed rozpoczęciem – zapowiedź wydarzenia.
  • 2 tygodnie później – rozpoczęcie rejestracji.
  • Tydzień później – przypomnienie o rejestracji.
  • Tydzień później – informacja o zamknięciu rejestracji (na kilka godzin przed).
  • Dzień wydarzenia – informacja do całej firmy o starcie hackathonu. Ten i kolejne maile miały budować pozytywny obraz wydarzenia wśród osób, które w nim nie uczestniczyły. Wiele osób kibicowało swoim faworytom.
  • Kilka dni później – wyniki hackathonu i krótki opis rozwiązań, które powstały w jego trakcie.
  • Tydzień później – podsumowanie wydarzenia.

Oczywiście poza zaplanowaną, oficjalną komunikacją newsletterową, aby zachęcić do udziału w wydarzeniu korzystaliśmy z marketingu szeptanego i licznych rozmów kuluarowych :-).

Dzień przed rozpoczęciem wydarzenia uruchomiliśmy dodatkową komunikację emailową skierowaną tylko do uczestników wydarzenia. Wiadomość zawierała pełen harmonogram hackathonu i wszelkie informacje dotyczące szczegółów (m.in. informacje na temat parkingu, czy numery kontaktowe do organizatorów). W dniu wydarzenia zadbaliśmy o przywitanie wszystkich uczestników (w tym momencie sprawdzaliśmy również listę obecności), a w miejscach przygotowanych dla zespołów czekała agenda i informacje dotyczące Wi-Fi (prosty wydruk pozostawiony na stołach). Dodatkowo, po doświadczeniach z pierwszej edycji, zaplanowaliśmy także udział „konferansjera” – wybranej spośród nas osoby, która w zaplanowanych lub w danej chwili koniecznych momentach prowadziła komunikację dotyczącą kluczowych informacji (np. dostęp do Wi-Fi, ważne punkty programu, zapraszanie na scenę zwycięskich zespołów czy tak prozaiczne kwestie, jak zaproszenie na obiad). Przy dużej liczbie uczestników wydarzenia obecność takiej osoby jest wręcz niezbędna.

Co wolno, a co trzeba?

W przypadku wydarzenia obejmującego udział więcej niż dwóch osób zawsze warto ustalić zasady wspólnego działania. W przypadku dwóch osób czasem również warto ;-). W naszym przypadku, ustalenia sprowadziliśmy do dwóch dokumentów, o różnych uzupełniających się funkcjach.

Pierwszy z nich, krótszy i mniej wymagający, formalnie opisuje ramy wydarzenia, czyli na przykład: jakiej wielkości zespoły mogą wziąć udział w wydarzeniu, czy udział wziąć mogą wszyscy pracownicy firmy, czy sprowadza się do niektórych działów, w jaki sposób będą wybierani zwycięzcy, w jaki sposób powinno przebiegać zgłoszenie itp. Takie ramy zwiększyły szanse osiągnięcia celów – przykładowo, wielkość zespołu (taki, nie za duży, nie za mały) sprzyja ćwiczeniu dobrej współpracy, a z drugiej strony – zawężenie ilość przyjmowanych zespołów pozwoliło nam na oszacowanie wielkości wydarzenia i zebranie ofert z miejsc (hoteli, sal konferencyjnych, ale też bardziej nietypowych – np. Stocznia Gdańsk), w których hackathon mógłby się odbyć. Podstawowe zasady stworzyliśmy na samym początku planowania wydarzenia, co determinowało późniejsze etapy realizacji.

Drugi dokument to formalny regulamin wydarzenia, obejmujący doprecyzowane zasady z pierwszego dokumentu, a także wszelkie zagadnienia, które należy poruszyć podczas organizacji dużego, częściowo nocnego, wydarzenia poza firmą. Tutaj z pomocą przyszli nam m.in. nasi prawnicy. Zdecydowanie należy skonsultować regulaminy z prawnikiem, aby uniknąć ewentualnych nieprzyjemności. W naszej praktyce, na szczęście, jeszcze nic wymagającego odwołania do tych regulacji nie miało miejsca.

Miejsce wydarzenia

Niby prosta sprawa, ale w praktyce wcale nie tak oczywista – a wiele od tego wyboru zależy. Podczas poszukiwań miejsca zwracamy uwagę na kilka czynników. Przede wszystkim – musi gwarantować przestrzeń, która zapewni uczestnikom komfort, oczywiście niezbędny jest dostęp do Internetu o określonych parametrach łącza. Z ciekawostek, warto się również zainteresować siecią elektryczną – nie każde miejsce będzie w stanie udźwignąć ilość sprzętu której wymaga przeprowadzenie takiego wydarzenia. Pamiętajmy o tym, że jedna osoba to laptop, monitor i co najmniej jeden telefon, który też trzeba ładować ;-). W przypadku Internetu należy pamiętać też o prywatnych smartfonach, którymi ludzie podłączą się do Wi-Fi i w niekorzystnej sytuacji zabiorą „sloty” niezbędne dla komputerów.

Po wstępnej selekcji, gdy wybierzemy miejsce, które zapewni nam przestrzeń i niezbędną infrastrukturę, możemy dodawać kolejne kryteria. Wydarzenie trwające w takim zakresie czasowym nie jest standardem, stąd nie każdy podejmie się współpracy w jego organizacji (to aspekty chociażby związane z zatrudnieniem dodatkowego personelu w godzinach nocnych w przypadku lokali, które nie funkcjonują całodobowo).

Podczas wyboru braliśmy pod uwagę również takie parametry jak dostępność parkingu (czy jest dostępny, czy też nie – i jakie są ewentualne koszty jego zapewnienia), catering (dużo wygodniej jest prowadzić ustalenia z jednym partnerem, niż catering organizować oddzielnie), dostępność wygodnych mebli, sprzętu nagłaśniającego i multimedialnego, możliwości podziału przestrzeni na sekcje (praca/prezentacje/relaks/posiłki), ogólny klimat miejsca lub możliwość jego zaaranżowania, otoczenie obiektu (czy jest miejsce na rozprostowanie nóg i spacer), itp.

Miejsce wydarzenia

Warto wspomnieć o tym, że dobrze wybrane miejsce zwiększa atrakcyjność samego wydarzenia – przyciąga, powoduje, że jest fajniej, ciekawiej. Nadaje wymiaru wyjątkowości 🙂

Catering

Kilka słów o jedzeniu. Niby banał, ale głodny człowiek nie będzie myślał o tworzeniu kreatywnych rozwiązań, a raczej o zapełnieniu brzucha, dlatego ten aspekt organizacji wydarzenia również potraktowaliśmy poważnie. Braliśmy pod uwagę zarówno rodzaje posiłków, ich rozkład w czasie, jak i dostępność przekąsek. Na czas trwania wydarzenia zaplanowaliśmy 5 posiłków. Ustalając konkretne menu dbaliśmy, by było ono zróżnicowane, tak aby każdy – w tym wegetarianie – znalazł coś dla siebie. Dłuższą chwilę poświęciliśmy zastanawiając się nad tym, jak rozplanować posiłki w czasie. Przerwy nie mogły być zbyt częste, aby nie wyrywać uczestników z „programistycznego flow”, ale też na tyle regularne, aby nikt nie pozostawał głodny.

catering

Oprócz stałych posiłków, zadbaliśmy o stały dostęp do ciepłych i zimnych napojów, a także przekąsek, po które można sięgnąć w dowolnym momencie.

Podczas pierwszej edycji wydarzenia na posiłek nocny wybraliśmy pizzę, w przypadku drugiej zdecydowaliśmy się na „lżejszą” alternatywę. Obie opcje miały swoje plusy i minusy, i w przypadku obu edycji znalazły się osoby, które preferowały jedną lub drugą opcję. Tu trzeba się pogodzić z faktem, że wszystkich nie zadowolimy 🙂

Harmonogram wydarzenia

Idąc za ciosem, wspomnimy jeszcze w kilku słowach o harmonogramie całego wydarzenia. Staraliśmy się go tak zbudować, aby zachować odpowiedni balans pomiędzy poszczególnymi elementami – i wydaje się, że nam się to udało. Nasz przykładowy harmonogram możecie znaleźć poniżej:

DataGodzinaWydarzenie
30.11.1708:00 – 09:00Rozpoczęcie rejestracji
 09:00 – 9:20Uroczyste otwarcie wydarzenia
 09:20 – 9:30Informacje organizacjne
 09:30 – 09:40Przedstawienie zespołów
 09:40 – 14:00Rozpoczęcie kodowania
 14:00 – 15:00Obiad
 15:00 – 19:00Kodowanie
 19:00 – 20:00Kolacja
 20:00 – 24:00Kodowanie
01.12.1724:00 – 01:00Ciepły posiłek
 01:00 – 07:15Kodowanie
 07:15 – 08:30Prezentacje
 08:30 – 09:30Śniadanie
 09:30 – 10:00Ogłoszenie wyników
 10:00 – 10:15Zakończenie wydarzenia

Na podobnym harmonogramie opieraliśmy się w przypadku obu Insomni, rozszerzając go jedynie o szczegółowy plan dla „konferansjera” i menu w przypadku cateringu.

Logistyka

Mając już informacje kiedy, z kim i gdzie, trzeba pomyśleć o zapewnieniu transportu dla sprzętu, ewentualnego jedzenia i elementów „wypoczynkowych”. Jeśli chodzi o sprzęt, niedługo po zamknięciu rejestracji uruchomiliśmy spotkania z przedstawicielami wszystkich zgłoszonych zespołów, gdzie zbieraliśmy informacje o potrzebach dotyczących środowisk programistycznych i sprzętowych. W ich wyniku wiedzieliśmy między innymi, ile sztuk i czego będziemy musieli przewieźć do miejsca wydarzenia. Przed transportem w ramach przygotowań oznaczyliśmy i spakowaliśmy sprzęt. Dzięki oznaczeniom wiedzieliśmy, do kogo należy dany sprzęt, a na miejscu – gdzie daną rzecz postawić. Byliśmy w stanie sprawnie odwrócić proces, gdy wszystko musiało wrócić na swoje miejsce w firmie.

Logistyka

Dodatkowo, zdecydowaliśmy się na zakup kilku pudeł przekąsek, które również należało przetransportować.

Ostatnim elementem były pufy i leżaki, które w miejscu docelowym zapewniły strefę relaksu dla uczestników wydarzenia.

Pufy
lezaki

Plan działań należy ustalić wspólnie z firmą transportową i miejscem wydarzenia, a kluczowe daty i godziny wpisać do kontraktów (lub przynajmniej potwierdzić mailowo). Przewiezienie wszystkich niezbędnych rzeczy zaplanowaliśmy na wieczór przed wydarzeniem (już po zakończeniu dnia pracy). Chcieliśmy mieć czas na rozstawienie sprzętu na biurkach poszczególnych zespołów, rozpakowanie prowiantu i rozlokowanie elementów „wypoczynkowych”. Oczywiście pamiętaliśmy też o tym, że wszystko trzeba będzie przewieźć z powrotem i umieścić w odpowiednich miejscach.

Nagrody i gadżety

Sporą zagwozdką był dla nas temat nagród. Z jednej strony, miały stanowić dodatkowy magnes zachęcający do uczestnictwa, z drugiej, nie chcieliśmy przesadzić z ich atrakcyjnością, żeby luźnej atmosfery dobrej zabawy nie przysłoniła niepotrzebna rywalizacja. W pierwszej edycji postawiliśmy na nagrody, które pozwalały na integrację w ramach zespołu (przykładowo weekendowy wypad, wspólne wyjście na kręgle, obiad itp. – uczestnicy mieli możliwość wyboru), w drugiej edycji zdecydowaliśmy się na nagrody rzeczowe związane z tematem wydarzenia (gry, myszy, słuchawki itp.).

Temat gadżetów jest już prostszy i dający duże pole do popisu. Tu wiele zależało od grafika, który przygotowywał dla nas projekty (w obu edycjach wyszły rewelacyjne :-). Jakie gadżety testowaliśmy? Oczywiście koszulki dla uczestników (rozmiary zbieraliśmy podczas rejestracji), smycze i identyfikatory, naklejki, długopisy, czapki, rogale, notatniki, torby i przypinki. Tu decyzje zapadają w zależności od dostępnego budżetu, tematyki wydarzenia i naszej fantazji.

Nagrody i gadżety

Oprócz tego, że gadżety przydają się podczas trwania hackathonu – jak to było w przypadku „rogali” ułatwiających drzemki z pierwszej edycji, czy notatników i długopisów przydatnych przy tworzeniu notatek – potem pozostaną miłą przypominajką o minionym wydarzeniu (torby, koszulki, naklejki na laptopy). Aby jednak w ogóle miało to sens, należy zadbać o odpowiednią jakość tych gadżetów i lepiej zdecydować się na jedną rzecz, ale solidną (np. dobre jakościowo koszulki), niż kilka takich, które szybko znajdą swoje miejsce głęboko w szafie (lub co gorsza – w śmietniku).

Wsparcie

Powodzenie wydarzenia w takim formacie, na jaki się zdecydowaliśmy, wymaga dużego wsparcia ze strony wielu działów firmy. Organizacja takiej imprezy to wiele aspektów, które potrafią zaskoczyć: od konieczności uregulowania czasu pracy, poprzez powstanie koniecznych regulaminów, a także chociażby inwentaryzacja i przewiezienie tam i z powrotem firmowego sprzętu). Tu dzielnie wspierały nas inne działy – zespoły Adminów (przygotowanie niezbędnej infrastruktury), Administracji (ofertowanie poszczególnych lokalizacji, niezbędne zakupy, transport), Employer Branding (komunikacja, dostawcy gadżetów), Grafików (projekty strony, newsletterów i gadżetów), Helpdesk (inwentaryzacja i przewiezienie sprzętu), Payroll i Prawników (regulamin imprezy). Wiedząc, że podczas organizacji będziecie potrzebować wsparcia, porozmawiajcie o nim już na początkowych etapach tworzenia koncepcji wydarzenia, tak aby każdy z ewentualnych pomocników mógł sobie wcześniej zarezerwować dla Was czas.

Czy to koniec?

Gdy już rozdamy nagrody, przewieziemy wszystko z powrotem i rozłożymy w docelowych miejscach, dopilnujemy zamykającego wydarzenie newslettera i odeśpimy chwilkę, przypominamy sobie, że to jeszcze nie koniec. To trudny moment, gdyż adrenalina już opadła, a dodatkowo wzrosło zmęczenie związane z organizacją całego wydarzenia.

Czy to koniec?

Pozostaje do dopięcia jeszcze jedna bardzo istotna kwestia, a mianowicie zakończenie prac i wdrożenie rozwiązań, które powstały (czasem w bardzo ograniczonym zakresie) w trakcie imprezy. Już przed rozpoczęciem imprezy powinniśmy zdecydować, jakich rozwiązań oczekujemy – czy wystarczy sama idea, prototyp mający coś udowodnić, czy liczymy na gotowe rozwiązania (np. oprogramowanie, dokumentacja biznesowa, instrukcja). Rzadko kiedy będzie to sama idea, czy też w 100% dopracowany produkt – pierwsze ciężko będzie ocenić i nagrodzić, a drugie będzie oznaczało skupienie wysiłków na wielu pracach, które nie są kluczowe na tym etapie, a tym bardziej pozbawiają dobrej zabawy uczestników hackathonu.

My wybraliśmy opcję pośrednią, czyli rozwiązania prototypowe, które nie musiały mieć wszystkich funkcjonalności (np. logowania, rejestracji, statystyk, panelu administracyjnego), ale musiały realizować podstawowe procesy biznesowe, do których zostały stworzone. Podczas pierwszej edycji zdecydowaliśmy, że – już po Insomni – dokończymy nagrodzone (i wyróżnione) rozwiązania. Zespoły dostały na to określony czas, po czym wdrożyliśmy je jako narzędzia w wewnętrznej sieci. Rok później udostępniliśmy do wewnętrznego użytku firmowego niemal wszystkie gry, które powstały podczas hackathonu.

Kluczem jest przewidzieć te wszystkie kwestie już na początku i dobrze je zakomunikować uczestnikom.

Ankieta

Gdy już opadną kurz i emocje, warto poprosić uczestników wydarzenia o przekazanie uwag, wrażeń i wniosków, z których będzie można skorzystać podczas organizacji kolejnej edycji. W naszych ankietach pytaliśmy o większość zagadnień związanych z wydarzeniem, poprosiliśmy o podzielenie się pomysłami, zostawiliśmy też miejsce na dowolne uwagi dotyczące wydarzenia, które mogą nam pomóc. Co bardzo cieszy, każda z ankiet spotkała się z olbrzymim odzewem uczestników i przyniosła wiele materiału, na którym mogliśmy potem pracować, organizując kolejne podobne wydarzenia.

Opcje

Monster’s Insomnia została zaprojektowana jako format dość wymagający pod względem organizacji i budżetu koniecznego do jej realizacji. Natomiast w zależności od celów, jakie sobie postawimy podczas tworzenia koncepcji wydarzenia, wiele z elementów naszego modelu można modyfikować. Przykładowo, całe wydarzenie możemy przeprowadzić w budynku firmy. Wiąże się to jednak z dobrym przemyśleniem podziału przestrzeni na tę dla uczestników wydarzenia i tę dla osób, które pozostają przy swoich codziennych stanowiskach, a dodatkowo, co chyba trudniejsze, odciągnięcie uczestników od angażowania się w bieżące życie firmy.

Mając ograniczony budżet na gadżety, wybierzcie dobre jakościowo koszulki, ponieważ mają one potrójną wartość – użytkową, sentymentalną i reklamową. Według nas to absolutnie obowiązkowy element każdego hackathonu 🙂 .

Można próbować modyfikać czas trwania wydarzenia – może krócej, a może w oddzielnych sesjach, a nie ciągiem? Opcji jest wiele i pewnie sami będziemy jeszcze różne z nich testować – do czego Was również zachęcamy, życząc jednocześnie powodzenia podczas organizacji Waszych wydarzeń.

Macie jakieś doświadczenia w kwestii organizacji hackathonów? A może znacie temat „z drugiej strony barykady” – byliście uczestnikami i macie przemyślenia, które pomogą zorganizować wydarzenie idealne? Czekamy na Wasze komentarze! 🙂

Zostań autorem na Blogu GetResponse!

Dowiedz się, jak to zrobić