4 dziwne zwyczaje naprawdę produktywnych ludzi
autor: Pam Neely ostatnia aktualizacja 0

4 dziwne zwyczaje naprawdę produktywnych ludzi

Wiesz, jak poprawić swoją produktywność, używając jajka i gwizdka? Nie? Ja też nie. Nie zdziwiłabym się jednak, gdyby taki sposób istniał (możesz sprawdzić w Google, ja się boję).

Ludzie to dziwne stworzenia. Na jednych działa to, na drugich tamto. Nigdy nie wiadomo, które rozwiązanie sprawdzi się u Ciebie, a które u kogoś innego.

Niezależnie od tego, możesz od czasu do czasu przetestować, czy jakaś nieznana Ci dotąd rada, jak być bardziej produktywnym, będzie w Twoim przypadku skuteczna. Powinieneś też stosować własne, nawet najdziwniejsze, sposoby na podnoszenie produktywności. Jeśli działają, a stosując je, nie robisz nikomu krzywdy, korzystaj z nich.

Aby sprawić, że pomysły na poprawę własnej efektywności zaczną krążyć w Twojej głowie, zebraliśmy kilka naprawdę dziwnych trików dotyczących lepszego zarządzania czasem. Patrząc na niektóre z nich, nie ręczę za ich skuteczność. Nie mogę nawet zagwarantować, że są bezpieczne. Jednak znawcy tematu twierdzą, że działają.

Zatrudnij inspicjentów. Lub kogoś, kto dopilnuje Twoich zobowiązań

To rada dla tych, którzy lubią odkładać sprawy na później. Z prokrastynacją, bo tak to się nazywa, miał wielki problem Rossini, kompozytor i twórca oper (jednego z jego utworów użyto w kreskówce o Króliku Bugsie). Jak wielki? Wyobraź sobie taką sytuację: sala wynajęta, bilety wyprzedane, spektakl już jutro wieczorem… tylko że opera, która ma być wystawiona, nie jest jeszcze napisana.

Dyrektor opery, przeczuwając zbliżającą się katastrofę, postanowił zaryzykować. Zamknął Rossiniego wraz z kilkoma inspicjentami w pokoju na piętrze. Zadaniem inspicjentów było wyrzucać przez okno każdą ukończoną przez kompozytora stronę dzieła. Na dole już czekał kopista, by od razu przepisać nuty. Jeśli Rossini zwlekał z pisaniem, inspicjenci mieli przykazane wyrzucić przez okno również jego.

Zadziałało. Jeśli więc kiedykolwiek usłyszysz w utworach mistrza delikatną nutkę desperacji, będziesz wiedział, skąd się wzięła.

Potrzebujesz bardziej konkretnych rozwiązań, niż wynajęcie paru gości, którzy będą stali Ci nad głową? Zdecyduj się na coaching – biznesowy lub personalny. Nie stać się na to? Znajdź kogoś, kto będzie pilnował, abyś wywiązywał się ze swoich zobowiązań i dotrzymywał terminów. Jak się domyślasz, możesz też ściągnąć aplikację, która spełni taką rolę.

Warto skorzystać z pomocy coacha lub osoby, która będzie sprawowała pieczę nad twoimi zobowiązaniami, jeśli radzisz sobie z codziennymi zdaniami, a prokrastynacja pojawia się przy dużych i ważnych projektach.

Organizuj spotkania na stojąco

Jeśli zarządzisz spotkania na stojąco w swoim zespole, spodziewaj się odwetu. Oraz licznych bardzo kreatywnych wykrętów. Prawda jest jednak taka, że spotkania odbywane na stojąco trwają o wiele krócej.

Rozwiązanie to jest znacznie skuteczniejsze, niż Ci się na pierwszy rzut oka wydaje. Wiesz zapewne, że spotkania pochłaniają niewyobrażalną wprost ilość czasu. Nawet 31 godzin w miesiącu, jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Atlassian. To znaczy, że co miesiąc spędzamy prawie cały tydzień roboczy na spotkaniach. Co gorsza, to samo badanie dowodzi, że połowa tego czasu mija bezproduktywnie.

MeetingTime-1024x342

Problem stał się na tyle poważny, że zaczęto szukać sposobów jego rozwiązania i skrócenia długich spotkań. Wydano miliony dolarów na stworzenie aplikacji, które miały je zastąpić.

Dlatego informacja, że Neal Taparia ograniczył długość spotkań o 25%, każąc uczestnikom stać, jest z pewnością warta uwagi.

Neal nie zajął się wcale kwestią siedzenia dlatego, że chciał być bardziej produktywny. Martwił się o swoje zdrowie. Zaniepokoiły go doniesienia, że siedzący tryb życia może powodować równie zgubne skutki, co palenie. Zastanawiał się, co można zrobić, aby spędzać mniej czasu w pozycji siedzącej.

Stwierdził, że zacznie od spotkań. Wymyślił nawet nową nazwę: „stand-upy”, a potem poszedł o krok dalej: każdy, kto zabierał głos na stand-upie, dostawał piłkę lekarską i musiał trzymać ją do końca swojej wypowiedzi. Jeśli mówił za długo, zaczynały go boleć ręce. Stand-upy stawały się więc jeszcze krótsze.

25% mniej czasu spędzanego na spotkaniach na stojąco to i tak jeszcze nie rekord. Z badania przeprowadzonego na Uniwersytecie w Missouri wynika, że stand-upy mogą trwać nawet o 34% krócej niż tradycyjne spotkania. To pozwala zaoszczędzić prawie 10 godzin w miesiącu!

Jak radzić sobie z emailami: lepiej wykorzystaj pole tematu i powtarzaj “Następny proszę…”

Kolejnym, oprócz spotkań, złodziejem czasu jest dla większości pracowników skrzynka pocztowa. W zależności od tego, gdzie pracujesz oraz jaka kultura organizacyjna obowiązuje w Twojej firmie, możesz marnować nawet więcej czasu na sprawy związane z korespondencją emailową niż na spotkania.

email-info_hero1-1024x512-1024x512
Fragment infografiki “Insights from 5 Million Emails”, przygotowanej przez Boomerang dla Gmail.

Nie mogę zacytować wyników żadnych badań, które gwarantowałyby skuteczność poniższych wskazówek. Mimo to zdecydowałam się o nich napisać. Myślę, że warto zastosować się zwłaszcza do punktu pierwszego – korzystając z tej rady, możesz ograniczyć czas spędzany na przeglądaniu skrzynki odbiorczej nawet o 2-3 godziny tygodniowo.

1. Staraj się ograniczyć wiadomość do kilku najważniejszychów

Użyj tych słów w polu tematu. Wyobraź sobie, że piszesz post na Twittera, nie email. To fakt, temat będzie trochę dłuższy. Ale za to odbiorcy wystarczy rzut oka, by dowiedzieć się, w jakiej sprawie piszesz.

Autor bestsellerów, Jason Womack, radzi, aby temat wiadomości zostawić na koniec. I używać czasowników, aby ludzie od razu wiedzieli, co mają robić. Na przykład: „Zatrudnić asystentkę do zespołu social media? Tak / Nie” lub „Zadzwoń do Susan B. i potwierdź godzinę rozpoczęcia warsztatów we wtorek: Tel: 415 555 XXX.”

Dzięki tak szczegółowym informacjom odbiorca będzie wiedział, czego od niego oczekujesz. To działa również z innego powodu. Jeśli mamy jasno sprecyzowane, co jest do zrobienia, znacznie szybciej wykonujemy zadanie.

2. Nie surfuj po skrzynce. Zajmuj się emailami po kolei.

Zastosowałam się ostatnio do tej zasady i oszczędziłam naprawdę sporo czasu. Zauważyłam, że jeśli co rano znajduję w skrzynce ponad 100 wiadomości, zaczynam zastanawiać się, którą powinnam zająć się najpierw. Tymczasem takie zastanawianie się i wybieranie może trwać naprawdę długo. Dlatego przestałam to robić. Zaczynam od pierwszego emaila i zajmuję się sprawą, której dotyczy. A to oznacza, że wykonuję jedną z następujących czynności:

  • Odpisuję.
  • Usuwam wiadomość.
  • Rezygnuję z subskrypcji (za każdym razem pytam sama siebie: „Czy mogę zrezygnować z tej subskrypcji?”)
  • Tworzę filtr, żeby wiadomość trafiła do odpowiedniego folderu. Dzięki temu nie będę musiała zastanawiać się, co zrobić z kolejnymi wiadomościami od tego nadawcy.
  • Przenoszę do odpowiedniego folderu, aby wrócić do sprawy później. Mam ponad 300 folderów / etykiet dotyczących różnych tematów, którymi zajmuję się zawodowo. W Gmailu możesz ich mieć ponad 600. Moje foldery są tak skonfigurowane, że potrzebuję maksymalnie 3 sekund, aby przypisać email do któregoś z nich.
  • Wrzucam do folderu “Do przeczytania później”. Wiadomości z tego folderu czytam np. w nocy, kiedy nie mogę zasnąć, albo w chwilach, gdy nie jestem w stanie zdobyć się na żadne bardziej efektywne działania.

Dzięki temu, że stosuję wymienione wyżej metody, skróciłam czas potrzebny do zarządzanie pocztą o jedną trzecią. Nie tylko mi się to udało. Porządkowanie wiadomości według tych zasad pozwoliło wielu osobom zobaczyć cyfrę 0 w swoich skrzynkach odbiorczych. George Kao też korzysta z własnych folderów do sortowania wiadomości. Radzi, by przedzierając się przez skrzynkę, cały czas powtarzać pod nosem “Następny proszę…”

Podejdź inaczej do listy zadań

Co jest najważniejsze, jeśli chcesz być produktywny? Czas? Ok, zgadzam się. Co jeszcze?

Bynajmniej nie aplikacje wspomagające efektywność. Ani genialnie opracowany system porządkowania dokumentów. Ani umiejętność delegowania zadań. Chodzi o zasoby energii. Jesteśmy tak skoncentrowani na zarządzaniu czasem, że zapominamy o kluczowym dla naszej efektywności czynniku – o naszym własnym zapale do działania.

Eksperci zajmujący się kwestiami produktywności i zarządzania czasem, jak Mark Vardy, czy David Allen, radzą, by tworząc listę zadań brać pod uwagę, ile energii potrzeba na wykonanie danego zadania. Vardy zaleca też, by planować sprawy według ilości czasu, jakiej potrzeba na zajęcie się daną kwestią, a także według ważności. David Allen uważa ponadto, że planując, należy pamiętać o lokalizacji. Czyli osobno zebrać sprawy, które można załatwić tylko w biurze, a osobno te, które zrobimy w domu. Na jeszcze innej liście warto umieścić zadania, którymi zajmiemy się poza domem, np. podczas wyjścia na zakupy.

Nie próbowałam nigdy sortować spraw do załatwienia według czasu czy lokalizacji. Od lat tworzę sobie za to „listę na czasy słabej formy”, która świetnie się sprawdza. Kiedy jestem naprawdę zorana, moja wydajność leci na łeb na szyję. W takich chwilach przydaje mi się lista spraw, którymi mogę zająć się, nawet mając mało energii do działania. W ten sposób posuwam się do przodu, mimo że leżę na kanapie, oglądając kolejny odcinek Whiteboard Fridays od agencji Moz czy filmy na YouTube.

Lista spraw do załatwienia w czasie, kiedy masz spadek energii jest tak samo ważna, jak zestaw zadań do wykonania wtedy, gdy masz mnóstwo zapału do działania. Jeśli uporasz się z niewielkimi kwestiami, nie będą one zabierały Ci czasu, kiedy wreszcie będziesz mieć nastrój do robienia naprawdę wielkich rzeczy.

A więc koniec z porządkowaniem dokumentów, kiedy mógłbyś zdobywać nowego, dużego klienta. Dosyć wypełniania formularzy, gdy na przećwiczenie czeka prezentacja. Drobne obowiązki domowe i papierkową robotę zostaw na senne dni. Czas, kiedy jesteś w pełni sił, spożytkuj na zadania, do wykonania których potrzeba zapału.

Rzeczywiście takie dziwne?

Istnieje wiele znacznie dziwniejszych rad dotyczących produktywności, niż wyżej wymienione. Postanowiłam jednak ograniczyć się do tych, które mogą być dla Ciebie faktycznie przydatne. Sam musisz zdecydować, czy wolisz być jak Benjamin Franklin, który zażywał tzw. „powietrznych kąpieli”, siedząc nago przy oknie. Czy chcesz być jak Marissa Mayer, która jest w stanie pracować 130 godzin tygodniowo.

A Ty? Znasz dziwne triki, które podnoszą produktywność? Podziel się nimi. Zostaw komentarz.

Subskrybuj, aby otrzymywać top artykuły, wskazówki i porady marketingowe.

GetResponse Sp. z o.o. potrzebuje danych zawartych w tym formularzu w celu dostarczenia Ci materiałów, o które wnioskujesz. Więcej informacji znajdziesz w Polityce Prywatności.

Dziękujemy za rejestrację!

Niedługo wyślemy Ci wiadomość email z potwierdzeniem zapisu.